Documento legal · versión 1 de octubre de 2026

Política de tratamiento de datos personales

Esta política explica qué datos personales trata IT REGNUM SAS BIC, para qué, dónde, con quién se comparten, qué derechos tiene usted y cómo ejercerlos, conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

1. Quién es el responsable

• Razón social: IT REGNUM SAS BIC, NIT 901.672.813-2.
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
• Correo para solicitudes y notificaciones sobre datos personales: gerencia@itregnum.co.
• Sitio: https://itregnum.co.
• Área responsable de atender consultas y reclamos: la Gerencia, en el mismo correo.

2. Qué datos tratamos

• Los de su cuenta: nombre, correo y contraseña. La contraseña se guarda transformada con scrypt: nadie en IT REGNUM SAS BIC puede leerla.
• Los de seguridad: los dispositivos con sesión abierta, su último uso y la dirección IP de cada acceso, para que usted pueda verlos y cerrarlos desde su cuenta.
• Lo que usted le entrega a Monik y a sus puestos: encargos, pendientes, su libreta de contactos, el conocimiento que cargue y lo que les escriba.
• Sus credenciales: claves de proveedores de modelo y de conectores (buzón, agenda, archivos). Se guardan cifradas en una bóveda y solo se descifran para usarlas en lo que usted pidió.
• El contenido de su buzón y su agenda, solo si usted los conecta, solo para las tareas que usted le encarga y con los permisos que usted da.
• Los del formulario de contacto, para responderle.

3. Para qué los usamos

• Prestar el servicio: su cuenta, Monik, sus puestos y lo que usted les pide.
• Proteger su cuenta: autenticarlo, detectar accesos sospechosos y permitirle cerrarlos.
• Enviarle los correos del servicio: verificación, restablecimiento de contraseña y los recordatorios que usted pida.
• Atender sus consultas, reclamos y solicitudes.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros. Según el régimen de confidencialidad que usted elija en su cuenta, el personal de IT REGNUM SAS BIC puede no ver nada del contenido; ese régimen se cambia en su cuenta.

4. Cuando usted es una empresa: somos encargados

Si su empresa carga en sus puestos datos de sus propios clientes, empleados o proveedores, su empresa es la responsable de esos datos y IT REGNUM SAS BIC actúa como encargada: los tratamos solo para prestar el servicio y según sus instrucciones. Obtener la autorización de esos titulares le corresponde a su empresa.

5. Dónde se procesan y con quién se comparten

• Microsoft Azure, en servidores de Virginia (Estados Unidos), donde corre el servicio y se guardan los datos.
• El proveedor de modelo de inteligencia artificial que usted elija (Anthropic, OpenAI, Google u otro): recibe el texto de cada tarea para procesarla, con la clave que usted puso.
• El servicio de correo saliente con el que se envían los correos del servicio.
• Los servicios que usted conecte (su buzón, su agenda, WhatsApp), solo si los conecta.

Al aceptar esta política usted autoriza que sus datos se procesen fuera de Colombia con estos proveedores, que actúan como encargados y solo para prestar el servicio.

6. Datos sensibles y de menores

No le pedimos datos sensibles (salud, origen, creencias, biometría, entre otros) ni el servicio está dirigido a menores de edad. Si usted los incluye en una tarea, se tratan solo para esa tarea. Usted no está obligado a entregar datos sensibles.

7. Sus derechos

Como titular, usted puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos dio.
• Ser informado de cómo se han usado sus datos.
• Revocar la autorización y pedir que se supriman sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho su consulta o reclamo ante nosotros.
• Acceder gratis a sus datos.

8. Cómo ejercerlos

• Desde su cuenta, de inmediato: ver y corregir sus datos, descargar todo lo que tenemos de usted y eliminar la cuenta con todo su contenido, en /cuenta.
• Por correo, a gerencia@itregnum.co, indicando su nombre, el correo de su cuenta y lo que pide.

Las consultas se responden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más avisándole el motivo. Los reclamos, en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más con aviso. Son los plazos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

9. Cómo los protegemos

Conexiones cifradas, contraseñas con scrypt, credenciales cifradas en una bóveda, segundo factor opcional, sesiones que usted ve y puede cerrar, y una política de contenido que impide ejecutar código inyectado en el sitio.

10. Cookies y almacenamiento en su navegador

Usamos una sola cookie, técnica y necesaria: la de su sesión, que el código de la página no puede leer. No usamos cookies de analítica ni de publicidad. El navegador guarda además, en su almacenamiento local, el carrito y una copia de sus puestos para mostrarlos al instante; al cerrar la sesión, la copia de sus puestos se borra.

11. Cuánto tiempo y cambios a esta política

Conservamos sus datos mientras su cuenta exista. Al eliminarla se borran, salvo lo que la ley obligue a conservar. Esta política rige desde el 1 de octubre de 2026. Si cambia de forma sustancial, se lo avisaremos y, si el cambio lo requiere, le pediremos de nuevo su autorización.