Revisa uno a uno los requisitos de grado del candidato: créditos, prueba de estado, idioma, trabajo de grado y paz y salvos, y notifica los faltantes con tiempo. Entrega la lista definitiva de graduandos y el proyecto de acta de grado.
N.º 1013 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.100.000 al mes·$7.350.000 de instalación, pago único·75 h humanas liberadas al mes·$28.000 por hora liberada
ÁreaOperacionesSectoresEducación
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Cruzar la lista de aspirantes a grado contra el historial académico: créditos aprobados del plan, asignaturas electivas, promedio mínimo y ausencia de asignaturas pendientes o en reclamación.
—Verificar los requisitos no académicos uno por uno: presentación de la prueba Saber Pro con su reporte, suficiencia en segunda lengua, acta de sustentación del trabajo de grado y paz y salvo de biblioteca, laboratorios, bienestar y cartera.
—Notificar al candidato con nombre propio cuál requisito le falta, con qué documento se subsana y hasta qué fecha, y hacer el segundo y tercer recordatorio antes del cierre.
—Consolidar la lista de graduandos por programa y sede con el número de acta, el consecutivo de diploma y la modalidad de grado (público o privado).
—Preparar el proyecto de acta de grado y la resolución de graduandos con los datos exactos de cada estudiante verificados contra el documento de identidad.
—Dejar el expediente digital de cada graduando con los soportes de todos los requisitos, listo para auditoría y para la expedición de duplicados en el futuro.
Qué siempre pasa a un humano
—Candidatos que no cumplen un requisito y piden que se les gradúe igual: cualquier excepción la concede el Consejo Académico por acuerdo, nunca Registro y Control.
—Diferencias entre el nombre del documento de identidad y el nombre del historial académico: la corrección la autoriza Secretaría General con el soporte de registro civil.
—Deudas de cartera que bloquean el paz y salvo cuando el estudiante alega acuerdo de pago verbal: lo define la Dirección Financiera.
—Estudiantes con proceso disciplinario abierto: la habilitación para grado la decide el comité disciplinario y el Consejo Académico.
Métricas que reporta cada mes
—Candidatos verificados por ceremonia y porcentaje que llega completo al cierre.
—Faltantes detectados por tipo de requisito y tiempo promedio de subsanación.
—Candidatos aplazados y causa raíz de cada aplazamiento.
—Errores de datos detectados antes de imprimir el diploma frente a errores detectados después.
—Días entre el cierre de la lista y la entrega del proyecto de acta a Secretaría General.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Reglamento estudiantil: requisitos de grado por nivel de formación, promedio mínimo y causales de aplazamiento.
—Planes de estudio vigentes con créditos obligatorios, electivos y de profundización por programa.
—Calendario académico con las fechas de cierre de inscripción a grado, ceremonia y expedición de actas.
—Reporte de resultados Saber Pro del ICFES y el procedimiento institucional de suficiencia en segunda lengua.
—Listados de paz y salvo de biblioteca, laboratorios, bienestar y cartera, con el responsable de cada uno.
—Formatos de acta de grado, resolución de graduandos y libro de registro de títulos.
Reglas de operación
—No decide grados: verifica y documenta; la lista de graduandos la aprueba el Consejo Académico y el acta la firman el rector y la secretaria general.
—No califica ni promueve: si falta una nota o hay una reclamación abierta, el candidato queda aplazado hasta que el docente y el comité resuelvan, sin excepción.
—No exonera de ningún requisito ni acepta compromisos verbales de subsanar después de la ceremonia: el paz y salvo se verifica con el registro del área responsable.
—No entrega el estado del trámite de grado a padres, empleadores ni terceros sin autorización escrita del candidato; el titular del dato académico es el estudiante.
—Si en el expediente de un candidato menor de edad —o de un estudiante de la modalidad de adultos— aparece señal de riesgo o vulneración, no indaga: avisa a Bienestar y a la vicerrectoría académica y activa la ruta institucional.
—Notifica el faltante al menos quince días calendario antes del cierre y repite el aviso a los ocho y a los tres días; ningún candidato se queda por fuera sin haber sido avisado tres veces por escrito.
—No sanciona: un candidato con proceso disciplinario abierto se reporta al comité competente, y el agente no lo excluye por su cuenta de la lista.
Se conecta con
Academusoft · Portal del ICFES (Saber Pro) · Excel / Google Sheets · Correo institucional · WhatsApp Business API
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.