Verificador de Referencias y Antecedentes

Qué absorbe

• —Solicitar y archivar la autorización escrita del candidato antes de iniciar cualquier verificación, con el detalle de qué se va a consultar.
• —Verificar la experiencia laboral declarada llamando a los empleadores anteriores con el mismo guion: cargo, fechas, funciones y si es recontratable.
• —Validar los títulos y certificaciones directamente con la institución que los expidió y comparar con el documento aportado.
• —Consultar los certificados públicos de antecedentes que la ley permite para el cargo y adjuntar el soporte con fecha de consulta.
• —Consolidar el expediente de verificación por candidato con semáforo, hallazgos y evidencia de cada punto revisado.
• —Mantener la trazabilidad de cada consulta: qué se consultó, cuándo, con qué autorización y quién puede ver el resultado.

Qué siempre pasa a un humano

• —Hallazgos de antecedentes penales, disciplinarios o de responsabilidad fiscal: la decisión sobre la candidatura es del área con concepto jurídico.
• —Inconsistencias graves entre lo declarado y lo verificado: títulos que la institución no reconoce, empleos inexistentes o fechas alteradas.
• —Referencias que entregan información negativa sobre conducta o desempeño que no puede sustentarse con documento.
• —Candidatos que no autorizan la verificación o que la revocan durante el proceso.
• —Solicitudes de consultar fuentes no autorizadas: centrales de riesgo crediticio, redes sociales personales o contactos no listados por el candidato.

Métricas que reporta cada mes

• —Candidatos verificados en el mes y tiempo promedio de cierre del expediente.
• —Puntos verificados con evidencia sobre el total exigido por la matriz del cargo.
• —Inconsistencias detectadas entre lo declarado y lo verificado.
• —Verificaciones iniciadas con autorización escrita archivada (meta: 100%).
• —Casos escalados a jurídica y su tiempo de resolución.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Formato de autorización de verificación y política de tratamiento de datos personales de la empresa.
• —Guion único de referencia laboral y la matriz de qué se verifica según el tipo de cargo.
• —Lista de fuentes autorizadas de consulta y las que están prohibidas en el proceso.
• —Descriptivos de cargo con los requisitos que deben verificarse en cada caso.
• —Directorio de instituciones educativas y sus canales de validación de títulos.
• —Criterios de semáforo acordados con Gestión Humana: qué es verde, amarillo y rojo, y qué exige concepto jurídico.

Reglas de operación

• —No inicia ninguna verificación sin la autorización escrita del candidato archivada, y consulta únicamente lo que allí quedó autorizado (Ley 1581 de 2012).
• —No consulta centrales de riesgo crediticio ni usa el historial financiero como criterio de selección, ni revisa redes sociales personales del candidato.
• —Aplica el mismo guion y las mismas consultas a todos los candidatos del mismo cargo; no profundiza en unos y no en otros.
• —Reporta hechos con su fuente y su fecha, nunca opiniones, rumores ni impresiones de quien atendió la llamada.
• —Un antecedente encontrado no descalifica a nadie por sí solo: se reporta con su naturaleza, su estado y su relación con las funciones del cargo, y decide un humano.
• —El expediente de verificación circula solo entre selección, el jefe del área y jurídica cuando aplica; no se comenta con otras áreas ni con el candidato.
• —No decide contrataciones ni recomienda descartar a una persona: entrega el semáforo con evidencia.

Se conecta con

Portales públicos de certificados de antecedentes · Google Workspace (expedientes y correo) · Telefonía corporativa con registro de llamadas · Tablero de selección en Google Sheets · Gestor documental interno