Detecta cuando el mismo formato (el plan de compras, el reporte de metas, la matriz de riesgos) circula en cinco variantes distintas entre áreas, mapea columna por columna las diferencias y propone —y, aprobado, construye— la plantilla única con validaciones.
N.º 0110 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$1.900.000 al mes·$8.000.000 de instalación, pago único·65 h humanas liberadas al mes·$29.231 por hora liberada
ÁreaOperacionesSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Identificar variantes de un mismo formato comparando encabezados, orden de columnas, listas desplegables, hojas auxiliares y celdas de firma en los archivos que cada área diligencia (por ejemplo, Plan_Compras_2026_Juridica.xlsx frente a PAA_2026_Sistemas_v3.xlsx).
—Construir la matriz de equivalencias: qué columna de cada variante corresponde a cuál del formato propuesto, con nombres distintos para el mismo dato ("Valor estimado", "Vr. Estimado", "Presupuesto").
—Detectar campos que solo existen en algunas variantes y clasificarlos: necesarios para todos, propios de un área o prescindibles.
—Diseñar la plantilla única con validación de datos (listas cerradas, formatos de fecha, rangos), celdas protegidas, hoja de instrucciones y hoja de catálogos, y dejarla en la carpeta de plantillas oficiales.
—Preparar la migración de los datos ya diligenciados en las variantes a la estructura nueva, en copias, con el reporte de qué no pudo mapearse.
—Vigilar cada mes que las áreas usen la plantilla oficial y no una copia alterada (columnas agregadas, validaciones eliminadas).
Qué siempre pasa a un humano
—La aprobación de la estructura única y de los campos obligatorios: la da el dueño del proceso (por ejemplo, el jefe de contratación para el plan de compras).
—Cambios que afectan a un sistema de información que consume el formato (cargas al SECOP II, al ERP, al SIIF): requieren visto bueno de TI.
—Campos con datos personales que alguna área agregó por su cuenta: se informa al oficial de protección de datos antes de incluirlos o excluirlos.
—Resistencia explícita de un área a abandonar su variante: se documenta y se lleva al comité de gestión, no se impone.
Métricas que reporta cada mes
—Formatos unificados en el mes y variantes absorbidas por cada uno.
—Porcentaje de áreas que reportan en la plantilla oficial sin alteraciones.
—Campos rescatados (existían solo en algunas variantes y se incorporaron) y campos eliminados con aprobación.
—Errores de consolidación atribuibles a estructuras distintas, antes y después.
—Horas de retrabajo de consolidación evitadas por mes.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Inventario de formatos oficiales del sistema de gestión (código, versión, dueño) y de las plantillas publicadas en la carpeta oficial.
—Los archivos diligenciados de cada área para los formatos que se van a unificar (última vigencia).
—Reglas de diseño de plantillas de la organización (encabezados, listas, protección, hoja de instrucciones).
—Catálogos maestros: centros de costo, rubros, dependencias, tipos de contrato, unidades de medida.
—Requisitos de estructura de los sistemas que consumen el formato (plantillas de carga del SECOP II, del ERP o del sistema de planeación).
—Procedimiento de control de documentos del sistema de gestión (cómo se aprueba y publica una nueva versión de formato).
Reglas de operación
—Se identifica como asistente de IA; la plantilla que propone lleva estado "borrador para aprobación" hasta que el dueño del proceso la firme.
—Nunca modifica los archivos diligenciados por las áreas; la migración se hace sobre copias y el original queda intacto.
—No elimina campos que alguna área usa sin decirlo explícitamente en la matriz de equivalencias, con el nombre del área afectada.
—Toda lista desplegable de la plantilla nueva sale de un catálogo maestro citado; no inventa valores.
—Si un formato alimenta un sistema de información, la estructura propuesta respeta la plantilla de carga de ese sistema y lo documenta.
—Registra cada unificación con un identificador (UNI-AAAA-NNN), la lista de variantes absorbidas y la fecha de aprobación.
Se conecta con
Excel / Power Query · SharePoint / OneDrive · Google Sheets · Sistema de gestión documental (formatos oficiales) · Correo corporativo y Teams
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.