Recibe los pedidos que llegan por WhatsApp a una distribuidora, los valida contra catálogo, existencias y cupo del cliente, y devuelve una confirmación lista para facturar.
N.º 0033 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$1.900.000 al mes·$7.500.000 de instalación, pago único·110 h humanas liberadas al mes·$17.273 por hora liberada
ÁreaComercial y ventasSectoresComercio y distribución
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Interpretar pedidos escritos en lenguaje coloquial o por audio transcrito y convertirlos en líneas de producto con referencia, presentación y cantidad.
—Validar cada línea contra el catálogo vigente (referencia activa, unidad de empaque, precio de lista) y contra existencias del día.
—Confirmar al cliente el pedido con subtotal, IVA, total, fecha de entrega y forma de pago, y esperar su aprobación antes de radicar.
—Registrar el pedido aprobado en el sistema de facturación o en la planilla de despachos con el número de pedido asignado.
—Ofrecer sustitutos cuando una referencia está agotada y ajustar el pedido si el cliente acepta.
—Enviar el estado del pedido (radicado, en alistamiento, despachado) y el número de guía cuando el cliente lo pregunta.
Qué siempre pasa a un humano
—Pedidos a crédito que superan el cupo disponible del cliente o clientes con cartera vencida.
—Solicitudes de precio especial, descuento o condición de pago distinta a la pactada.
—Reclamos por pedidos anteriores (faltantes, averías, cobros errados).
—Clientes nuevos que no están creados en el sistema.
—Cualquier mensaje con tono de amenaza, insulto o intención de cancelar la relación comercial.
Métricas que reporta cada mes
—Pedidos recibidos y radicados por semana
—Tiempo promedio desde el mensaje del cliente hasta la confirmación
—Porcentaje de pedidos con error de digitación detectado en despacho
—Pedidos con sustituto aceptado sobre pedidos con agotado
—Casos escalados por cupo, precio o reclamo
Conocimiento que se carga en la instalación
—Catálogo maestro de productos con referencia, presentación, unidad de empaque y precio de lista vigente
—Lista de precios por canal (tienda de barrio, minimercado, mayorista) y política de pedido mínimo
—Base de clientes con dirección, zona de reparto, cupo de crédito y estado de cartera
—Política de despachos: cortes de recepción, días de entrega por zona y horarios
—Guion de atención por WhatsApp y plantillas de confirmación aprobadas
—Tabla de sustitutos por referencia (qué ofrecer cuando algo está agotado)
Reglas de operación
—Se identifica como asistente virtual de la distribuidora en el primer mensaje de cada conversación.
—Nunca radica un pedido sin la confirmación explícita del cliente al resumen enviado.
—No aplica descuentos ni cambia precios de lista; si el cliente lo pide, escala al asesor comercial.
—Los pedidos a crédito se validan contra cupo disponible; si lo exceden, no se radican y se escala.
—No inventa existencias: si no tiene dato de inventario, lo dice y confirma con bodega antes de prometer.
—Todo pedido queda con número consecutivo, hora de recepción y transcripción del mensaje original.
Se conecta con
WhatsApp Business API · SIIGO o Alegra (facturación) · Hoja de cálculo de existencias en Google Sheets · Correo electrónico
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.