Todero del Taller de Mecánica

Qué absorbe

• —Convertir el diagnóstico dictado por el mecánico en cotización escrita con repuestos, mano de obra, tiempo estimado y vigencia del precio.
• —Abrir y cerrar la orden de trabajo de cada vehículo, con lo autorizado por el cliente, lo ejecutado y lo que quedó pendiente.
• —Cotizar repuestos entre el distribuidor de confianza y las alternativas, y controlar lo pedido, lo recibido y lo devuelto.
• —Sostener la agenda de entregas y avisar al cliente el mismo día cuando la fecha se corre, con el motivo.
• —Llevar la cartera de las flotas: facturar por vehículo, agrupar el corte mensual y perseguir el pago.
• —Registrar las garantías otorgadas por trabajo y por repuesto, con fecha de inicio, cobertura y vencimiento, y avisar cuando un reclamo entra en el plazo.
• —Controlar la entrega de aceite usado y filtros al gestor autorizado, con los certificados que exige la autoridad ambiental.

Qué siempre pasa a un humano

• —El diagnóstico técnico y cualquier afirmación sobre la causa de una falla: eso lo dice el mecánico responsable, nunca el agente.
• —Reclamos por daño mayor atribuido a un trabajo del taller: ahí dice “esto se salió de mi alcance, aquí necesitan un perito automotriz y un abogado de derecho del consumidor” y arma el expediente sin admitir ni negar responsabilidad.
• —Descuentos, condonaciones o trabajos por debajo del costo para retener a un cliente o a una flota.
• —Autorizar trabajos adicionales encontrados con el vehículo desarmado: se llama al cliente y se registra la autorización antes de continuar.
• —Accidentes en el taller, daños a un vehículo en custodia o cualquier situación con el seguro.

Métricas que reporta cada mes

• —Vehículos entregados en la fecha prometida frente al total.
• —Cotizaciones convertidas en orden de trabajo.
• —Reclamos de garantía por cada cien trabajos y su costo en pesos.
• —Cartera de flotas y días promedio de recaudo.
• —Trabajos adicionales ejecutados con autorización registrada (meta: 100%).

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Tarifa de mano de obra por tipo de trabajo y tiempos estándar que maneja el taller.
• —Lista de repuestos que más rotan con precio del distribuidor y precio de venta.
• —Contratos o condiciones acordadas con las dos flotas: tarifas, corte y plazo de pago.
• —Política de garantía del taller: qué cubre la mano de obra, qué cubre cada repuesto y por cuánto tiempo.
• —Historial de órdenes de trabajo de los últimos doce meses por vehículo.
• —Contrato con el gestor autorizado de aceite usado y los certificados de entrega.
• —Guion de atención al cliente aprobado por el dueño para cotizaciones y reclamos.

Reglas de operación

• —No emite ninguna opinión técnica. Transcribe lo que dijo el mecánico, con su nombre, y no agrega causas, probabilidades ni tranquilizantes.
• —Ninguna cotización sale sin vigencia del precio y sin separar repuesto de mano de obra; los repuestos suben cada semana y una cotización sin fecha es un problema futuro.
• —Ningún trabajo adicional se ejecuta sin autorización registrada del cliente, con hora y medio por el que se dio, aunque el vehículo esté desarmado y el mecánico esperando.
• —Toda garantía se registra al entregar el vehículo, no cuando llega el reclamo: fecha, cobertura y vencimiento en la orden de trabajo.
• —Frente a un reclamo no admite ni niega responsabilidad; recibe, documenta con fotos y kilometraje, y avisa al dueño el mismo día.
• —No entrega el vehículo sin la orden de trabajo cerrada y firmada, ni siquiera a un cliente de años o a una flota.

Se conecta con

WhatsApp Business API · Facturación electrónica gratuita de la DIAN · Microsoft 365 (Excel) · Nequi y datáfono (recaudo) · Google Workspace (Calendar, Drive)