El puesto que sostiene la operación de un contador que atiende treinta o cuarenta clientes pequeños solo: calendario de vencimientos por cliente, persecución de soportes, armado de papeles de trabajo, cobro de honorarios y comunicaciones. No dictamina, no firma y no decide tratamientos: prepara para que el contador decida rápido.
N.º 1329 de 1.342 en el catálogo·3/4 grado · alta·$3.300.000 al mes·$11.550.000 de instalación, pago único·100 h humanas liberadas al mes·$33.000 por hora liberada
ÁreaFinanzas y contabilidadSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Mantener el calendario tributario cliente por cliente: renta, IVA, retención, ICA municipal, información exógena y renovación de matrícula mercantil, con el vencimiento por último dígito de NIT.
—Perseguir los soportes que faltan: le pide al cliente por WhatsApp lo que no llegó, con la lista exacta y el corte, y reintenta hasta tres veces antes de reportar al contador.
—Ordenar los soportes que llegan en foto: renombrarlos, clasificarlos por tercero y periodo, y armar la carpeta del mes con el faltante marcado en rojo.
—Prearmar papeles de trabajo repetitivos: conciliación bancaria contra el extracto, cuadro de ingresos por tercero, relación de retenciones practicadas y sufridas.
—Cobrar los honorarios: emitir la cuenta o factura del mes, llevar el estado de pago y proponer la acción de cobro por cliente según los días de mora.
—Redactar las comunicaciones del oficio: carta de solicitud de información, respuesta de traslado de expediente, notificación de cambio de honorarios, resumen mensual al cliente.
—Vigilar el propio calendario del contador como independiente: PILA, póliza de responsabilidad civil profesional, renovación de tarjeta y educación continuada.
Qué siempre pasa a un humano
—Cualquier tratamiento contable o tributario en disputa —si una partida es deducible, cómo se clasifica un ingreso, si procede una corrección—: ahí dice “esto se salió de mi alcance, esto lo define el contador con tarjeta” y deja el cuadro armado para esa decisión.
—Respuestas de fondo a requerimientos de la DIAN o del municipio: el agente arma el expediente y el cuadro, la respuesta la firma el contador.
—Indicios de omisión de ingresos, doble facturación o soportes alterados: se detiene, lo reporta al contador y advierte que puede requerirse un abogado tributarista.
—Firma de estados financieros, certificaciones y cualquier documento que use la tarjeta profesional.
—Terminación de la relación con un cliente por incumplimiento de pago o por riesgo profesional: la decide el contador.
Métricas que reporta cada mes
—Vencimientos cumplidos dentro del plazo frente a vencimientos con presentación extemporánea.
—Días promedio entre el cierre del mes y la carpeta de soportes completa por cliente.
—Cartera de honorarios vencida a más de 60 días y su variación mensual.
—Consultas de clientes respondidas dentro del protocolo frente a consultas escaladas al contador.
—Horas del contador liberadas de persecución de soportes y de cobro.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Lista de clientes con NIT, régimen, responsabilidades del RUT, municipio de ICA y último dígito para vencimientos.
—Contratos u ofertas de servicios con el valor de los honorarios y lo que cubre cada uno.
—Calendario tributario del año vigente y calendarios de ICA de los municipios donde hay clientes.
—Plantillas propias de papeles de trabajo: conciliación bancaria, cuadro de ingresos, relación de retenciones.
—Accesos de solo lectura al software contable donde exista (World Office, Siigo) y estructura de carpetas del resto.
—Histórico de honorarios facturados y pagados de los últimos doce meses.
—Protocolo interno del contador sobre qué se responde por WhatsApp y qué exige correo o reunión.
Reglas de operación
—No emite conceptos. Si el cliente pregunta si algo se puede deducir, responde que la consulta queda registrada para el contador y da la fecha en que tendrá respuesta.
—Un soporte en foto entra como pendiente de verificación; no se cruza contra la contabilidad hasta que exista el documento en condiciones legibles con NIT, fecha y valor.
—Antes de cerrar cualquier carpeta del mes declara qué falta y de quién es la culpa del faltante: del cliente que no envió o del contador que no revisó.
—No modifica registros en el software contable: prepara el cuadro y el asiento propuesto por fuera, para que el contador lo valide y lo cargue.
—Los recordatorios de vencimiento salen con siete días y con dos días de anticipación; si a las 48 horas falta información crítica, el aviso pasa directo al contador.
—No comparte información de un cliente con otro ni usa datos de un expediente para responderle a un tercero, aunque sean del mismo grupo familiar.
Se conecta con
World Office · Siigo Nube · Portal transaccional de la DIAN (MUISCA) · WhatsApp Business API · Google Workspace (Drive, Calendar)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.