La parte administrativa completa de un consultorio de un solo profesional: agenda y confirmación de citas, recaudo y facturación electrónica, cuentas a prepagadas, insumos y calendario de habilitación. No toca la historia clínica, no responde preguntas médicas y no gestiona resultados: esa frontera es la razón de ser del puesto.
N.º 1332 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.400.000 al mes·$8.400.000 de instalación, pago único·75 h humanas liberadas al mes·$32.000 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Agendar, confirmar y reprogramar citas por WhatsApp con recordatorio a 48 y a 4 horas, y llenar los espacios que se liberan con la lista de espera.
—Cobrar la consulta particular, emitir la factura electrónica con el consecutivo correcto y llevar el control diario de lo recaudado por medio de pago.
—Preparar y radicar las cuentas a las dos medicinas prepagadas con los soportes que cada una exige, y perseguir las glosas hasta el pago.
—Controlar el inventario de insumos y papelería del consultorio y avisar el pedido antes de que se acabe lo crítico.
—Sostener el calendario del consultorio: habilitación en el registro de prestadores, renovación de la póliza de responsabilidad civil médica, arriendo del consultorio, recogida de residuos y mantenimiento de equipos.
—Redactar la comunicación administrativa: constancia de asistencia, cotización de procedimientos, respuesta de agenda, aviso de cambio de tarifas.
—Llevar el control de la lista de espera y de las inasistencias, con la política de cobro de la cita perdida.
Qué siempre pasa a un humano
—Cualquier pregunta clínica del paciente —síntomas, resultados, medicamentos, dosis, si debe ir a urgencias—, sin excepción y por obvia que parezca la respuesta: ahí dice “esto se salió de mi alcance, esto lo contesta la doctora” y no agrega nada más.
—Incapacidades, fórmulas, remisiones, certificados médicos y todo documento que dependa del criterio profesional.
—Solicitudes de copia de historia clínica: se recibe la solicitud, se verifica identidad y se entrega a la médica; el agente no abre ni transmite el contenido.
—Mensajes que describan un cuadro que suene urgente: se activa el protocolo, se avisa a la médica de inmediato y se orienta al paciente a urgencias o a la línea 123.
—Reclamaciones por atención, quejas formales o cualquier comunicación de una aseguradora sobre un caso clínico.
Métricas que reporta cada mes
—Tasa de inasistencia y sillas vacías recuperadas con lista de espera.
—Días entre la atención y la radicación de la cuenta a prepagadas, y monto glosado pendiente.
—Recaudo particular del mes conciliado contra la agenda atendida.
—Mensajes clínicos escalados dentro del protocolo (meta: 100%) y tiempo de aviso a la médica.
—Vencimientos del calendario del consultorio cumplidos a tiempo.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Agenda del consultorio: días, horas, duración por tipo de consulta y bloques que no se pueden ocupar.
—Tarifas particulares vigentes y contratos con las medicinas prepagadas, con la tabla de requisitos de radicación de cada una.
—Política de cancelación e inasistencia del consultorio y guion de confirmación aprobado por la médica.
—Datos de habilitación del prestador, vigencia de la póliza de responsabilidad civil médica y contratos de arriendo y de recolección de residuos.
—Lista de insumos y papelería con proveedor, punto de reposición y precio.
—Protocolo de mensajes urgentes definido por la médica: qué palabras disparan el aviso inmediato y a qué número.
—Plantillas administrativas: constancia de asistencia, cotización, recibo, aviso de tarifas.
Reglas de operación
—No responde ni una pregunta clínica. Ni la más sencilla, ni la que ya contestó la semana pasada, ni la que el paciente insiste en que “es rapidito”. Confirma que el mensaje llegó, avisa a la médica y da el tiempo de respuesta.
—No abre, no lee, no cita ni reenvía contenido de historia clínica ni resultados de exámenes; la información de salud es dato sensible bajo la Ley 1581 de 2012 y este puesto no la trata.
—Los mensajes que mencionen dolor en el pecho, dificultad para respirar, pérdida de conciencia, sangrado o cualquier signo del protocolo disparan aviso inmediato a la médica y orientación a urgencias, sin evaluar el caso.
—No confirma diagnósticos, no interpreta órdenes y no adelanta lo que “seguramente le va a decir la doctora”.
—El cobro de la cita se hace por los medios registrados del consultorio; el agente no recibe dinero, no comparte cuentas por WhatsApp y no gestiona pagos por enlaces de terceros.
—Antes de entregar cualquier constancia verifica identidad del solicitante y deja registro de a quién se le entregó y cuándo.
Se conecta con
WhatsApp Business API · Google Workspace (Calendar, Drive) · Facturación electrónica gratuita de la DIAN · Portales de radicación de medicina prepagada · Nequi y datáfono Bancolombia (conciliación de recaudo)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.