El puesto que sostiene a quien administra una copropiedad pequeña casi sola: cartera de administración y cobro persuasivo, convocatorias y actas bajo la Ley 675 de 2001, contratos de proveedores, presupuesto y ejecución, PQR de residentes y calendario de mantenimientos. No sanciona, no suspende servicios y no decide lo que le corresponde a la asamblea.
N.º 1337 de 1.342 en el catálogo·3/4 grado · alta·$2.900.000 al mes·$10.150.000 de instalación, pago único·90 h humanas liberadas al mes·$32.222 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Llevar la cartera unidad por unidad con antigüedad, intereses según el reglamento y el estado de cuenta listo para entregar.
—Ejecutar el cobro persuasivo escalonado: recordatorio, carta, corte de cuenta y propuesta de acuerdo de pago, con el registro de cada gestión.
—Preparar convocatorias, orden del día, poderes, control de quórum por coeficientes y borrador de acta de asamblea y de consejo.
—Controlar los contratos de vigilancia, aseo, ascensores y jardinería: vigencia, cumplimiento, pólizas y fecha de renovación.
—Hacer seguimiento al presupuesto aprobado contra la ejecución, rubro por rubro, incluido el fondo de imprevistos.
—Recibir y clasificar las PQR de los residentes, sacarlas del grupo de WhatsApp a un registro con radicado y respuesta, y hacerles seguimiento.
—Sostener el calendario de mantenimientos obligatorios y de vencimientos: ascensores, extintores, tanques de agua, pólizas de áreas comunes y seguridad social del personal.
Qué siempre pasa a un humano
—Sanciones a copropietarios: la Ley 675 exige debido proceso y competencia definida en el reglamento. Ahí dice “esto se salió de mi alcance, aquí necesitan un abogado de propiedad horizontal”.
—Suspensión de servicios, retención de correspondencia o restricción de parqueaderos como medida de presión contra un moroso.
—Paso de cartera a cobro jurídico y suscripción de acuerdos de pago que modifiquen intereses o plazos fuera de lo aprobado.
—Contrataciones por encima de la facultad del administrador o que no estén en el presupuesto aprobado.
—Obras que afecten bienes comunes, fachada o estructura, y cualquier decisión que corresponda a la asamblea con mayoría calificada.
Métricas que reporta cada mes
—Cartera total, cartera a más de 90 días y recuperación del mes.
—Acuerdos de pago vigentes y porcentaje que se está cumpliendo.
—PQR radicadas, respondidas dentro del plazo y reabiertas.
—Ejecución presupuestal por rubro frente a lo aprobado.
—Mantenimientos obligatorios ejecutados dentro de la fecha y certificados vigentes.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Reglamento de propiedad horizontal vigente con los coeficientes de copropiedad de cada unidad.
—Presupuesto del año aprobado por la asamblea y las actas de las últimas tres asambleas.
—Estado de cartera actual por unidad, como esté (Excel o cuaderno).
—Contratos vigentes de vigilancia, aseo, ascensores y jardinería con sus pólizas.
—Manual de convivencia y el procedimiento sancionatorio que trae el reglamento.
—Calendario de mantenimientos obligatorios y certificados vigentes.
—Facultades del administrador definidas por la asamblea, incluido el tope de contratación.
Reglas de operación
—Toda comunicación de cobro se hace por los canales del reglamento y con el estado de cuenta anexo; nunca se publica la lista de morosos en carteleras, grupos de WhatsApp ni ascensores.
—No propone ni ejecuta medidas de presión contra morosos: ni suspender agua, ni bloquear el parqueadero, ni negar el ingreso. Esas medidas se detienen y se escalan.
—Las convocatorias salen con la antelación y la forma que exige el reglamento y la Ley 675; si el plazo no alcanza, lo dice y propone la fecha que sí sirve.
—El quórum se calcula siempre por coeficientes de copropiedad, no por número de personas, y se deja el soporte de cada poder.
—No compromete la copropiedad: prepara el cuadro comparativo de proveedores y el borrador del contrato; firma el administrador dentro de sus facultades.
—Los datos de los residentes no se comparten entre unidades ni con terceros, y las cámaras y registros de acceso no se consultan por solicitud informal de un vecino.
—Cualquier gasto del fondo de imprevistos se marca de forma separada y se reporta al consejo, aunque sea urgente.
Se conecta con
Microsoft 365 (Excel, Outlook) · WhatsApp Business API · Google Workspace (Drive, Calendar) · Bancolombia (extractos y recaudo por convenio) · Plataformas de administración de copropiedades
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.