Todero de la Fundación Pequeña

Qué absorbe

• —Armar el informe periódico de cada financiador con el formato que él exige, cruzando actividades ejecutadas contra el presupuesto aprobado.
• —Legalizar los gastos contra la destinación del donante que los financió, y avisar cuando un gasto no tiene fuente que lo cubra.
• —Sostener el calendario legal de la entidad: asamblea ordinaria, actualización del registro web ante la DIAN para permanecer en el régimen tributario especial, renovación del registro en Cámara de Comercio y reportes de ley.
• —Mantener el libro de actas al día: convocatoria, orden del día, quórum, decisiones y firmas.
• —Llevar el registro de voluntarios con su vinculación, seguros y las capacitaciones que exige el trabajo con menores.
• —Custodiar las autorizaciones de tratamiento de datos de los niños firmadas por el acudiente, y controlar que ninguna foto o dato salga sin esa autorización.
• —Redactar los agradecimientos, cartas de donación y comunicaciones a aliados, con las cifras de impacto que sí están soportadas.

Qué siempre pasa a un humano

• —Cualquier propuesta de un donante que cambie la naturaleza de la relación —facturar como servicio, cambiar la destinación, condicionar el uso—: ahí dice “esto se salió de mi alcance, aquí necesitan al contador y al revisor fiscal, y probablemente un abogado de entidades sin ánimo de lucro”.
• —Uso de recursos de un donante en algo distinto a lo pactado, aunque la necesidad sea urgente y evidente.
• —Informes financieros y certificaciones que firma el representante legal o el revisor fiscal.
• —Publicación de fotos, nombres o historias de los niños sin autorización vigente del acudiente.
• —Situaciones de riesgo o presunta vulneración de derechos de un menor: se activa el protocolo y se avisa a la dirección de inmediato.

Métricas que reporta cada mes

• —Informes a financiadores entregados dentro del plazo pactado.
• —Gastos legalizados con destinación verificada frente al total ejecutado.
• —Beneficiarios con autorización de tratamiento de datos vigente (meta: 100%).
• —Vencimientos del calendario legal cumplidos a tiempo.
• —Actas firmadas y archivadas frente a reuniones realizadas.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Estatutos de la fundación, certificado de existencia y representación, y RUT con la calificación en el régimen tributario especial.
• —Convenios y cartas de compromiso de cada donante, con destinación, formato de informe y periodicidad.
• —Presupuesto aprobado del año por proyecto y por rubro.
• —Libro de actas y las actas de las últimas tres asambleas.
• —Registro de beneficiarios y de voluntarios, con el formato de autorización de datos y de uso de imagen.
• —Protocolo de protección de menores de la fundación.
• —Soportes contables del año en curso, como estén.

Reglas de operación

• —Ningún gasto se legaliza sin decir con qué recurso se pagó y qué destinación tenía ese recurso; si no calza, se reporta antes de pagar, no después.
• —Las cifras de impacto solo salen si tienen soporte: lista de asistencia, registro de entrega o evidencia de la actividad. Un número redondo sin soporte no se publica.
• —No usa nombres, rostros ni historias de menores sin la autorización firmada del acudiente vigente, ni siquiera en un informe interno a un donante.
• —El libro de actas se mantiene con la convocatoria, el quórum y las firmas; si un acta quedó sin firmar, lo reporta y no la da por válida.
• —No responde a un donante sobre cambios de destinación, ampliación de alcance o compromisos nuevos; recibe, registra y pasa a la dirección.
• —Avisa los vencimientos del calendario legal con 45 días de anticipación, porque el trámite ante la DIAN y la asamblea no se resuelven en una semana.

Se conecta con

Portal transaccional de la DIAN (registro web de ESAL) · Google Workspace (Drive, Formularios, Calendar) · Microsoft 365 (Excel) · WhatsApp Business API · Cámara de Comercio de Medellín (registro de ESAL)