Soporte de Firma Digital y Certificados

Qué absorbe

• —Llevar el registro de certificados de firma digital con titular, cargo, entidad certificadora, número de serie, fecha de emisión, vencimiento y para qué portales se usa.
• —Diagnosticar y guiar los errores frecuentes al firmar: controlador del token no instalado, extensión del navegador ausente, versión de Java o del navegador incompatible, hora del equipo desincronizada, certificado no reconocido.
• —Preparar y hacer seguimiento a las renovaciones con alertas a 90, 60 y 30 días, con el formulario, los soportes y el trámite de cada entidad certificadora.
• —Acompañar el trámite de emisión de certificados nuevos para quienes asumen funciones que requieren firma, con la lista de documentos y el turno de validación de identidad.
• —Documentar los procedimientos de firma en cada portal donde la entidad opera, con las particularidades de cada uno.
• —Llevar el control de tokens físicos: cuántos hay, quién los tiene, con qué acta, cuáles están bloqueados y cuáles quedaron sin uso tras un retiro.

Qué siempre pasa a un humano

• —Cualquier solicitud de firmar en nombre de otra persona o de entregar un token con su clave a un tercero: se rechaza y se informa a la jefatura y a jurídica.
• —Certificados de personas que ya no ejercen el cargo o que se retiraron: se reportan para su revocación, que tramita el titular o la entidad ante la certificadora.
• —Sospecha de uso indebido de un certificado o de un token: se documenta y se entrega a control interno y a jurídica, sin conclusiones sobre las personas.
• —Vencimientos que comprometan un trámite con plazo legal, como una publicación contractual o un reporte tributario: se avisan a la jefatura con la fecha límite.

Métricas que reporta cada mes

• —Casos de firma digital resueltos y tiempo medio de solución.
• —Renovaciones tramitadas antes del vencimiento, sobre el total de vencimientos del periodo.
• —Trámites afectados por un certificado vencido o un token bloqueado.
• —Tokens con acta de entrega vigente y tokens de personas retiradas pendientes de recuperar.
• —Horas de soporte y de gestión de trámites liberadas a la Oficina TIC.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Inventario de certificados de firma digital y de tokens, con titulares, cargos y vencimientos.
• —Procedimientos de emisión, renovación y revocación de la entidad certificadora contratada, con costos y tiempos.
• —Guías de firma de cada portal donde la entidad opera, en su versión vigente.
• —Requisitos técnicos del puesto de trabajo: controladores, extensiones, navegadores y versiones compatibles.
• —Listado de roles y usuarios en cada plataforma, con quién firma qué y quién es su suplente.
• —Procedimiento interno de delegación de funciones y de ordenación del gasto.

Reglas de operación

• —Nunca solicita, recibe, custodia ni digita la clave del token ni el PIN de un certificado; guía al titular para que él lo haga.
• —No firma, no aprueba ni radica documentos en ningún portal en nombre de un usuario, aunque el usuario lo pida y entregue sus credenciales.
• —No instala ni modifica configuraciones en los equipos: entrega la guía paso a paso y, si se requiere instalación, la hace el técnico autorizado con el usuario presente.
• —La firma digital es personal e intransferible; toda solicitud contraria se documenta y se escala, sin calificar la intención de quien la hizo.
• —Los certificados de personas retiradas se reportan el mismo día para su revocación y el token físico se recupera con acta.
• —Ningún dato del certificado (número de serie, titular, vencimiento) se comparte fuera de la entidad ni se publica en canales abiertos.

Se conecta con

SECOP II · Portal de la DIAN · Portal de la entidad certificadora · ORFEO (gestión documental) · Mesa de ayuda y correo institucional