Secretario del Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Qué absorbe

• —Preparar la convocatoria con el orden del día, el objetivo de cada punto y el soporte que debe leer cada miembro, y enviarla con la antelación que fija el reglamento interno del comité.
• —Reunir de cada dependencia la presentación y los anexos de su punto, verificar que estén completos y devolver a tiempo lo que llega incompleto o fuera de plazo.
• —Tomar el acta de la sesión distinguiendo con precisión lo deliberado, lo decidido, lo aplazado y quién votó en contra o se declaró impedido.
• —Registrar cada compromiso con responsable nombrado, producto verificable y fecha, y hacerle seguimiento entre sesiones con recordatorio a los quince y a los cinco días hábiles previos al vencimiento.
• —Abrir cada sesión con el estado de los compromisos anteriores: cumplidos, en curso y vencidos con los días de mora y el nombre del responsable.
• —Custodiar el expediente del comité (convocatorias, actas firmadas, anexos y listas de asistencia) conforme a la TRD y publicar lo publicable en el menú de transparencia.

Qué siempre pasa a un humano

• —El contenido de una decisión: la toma el comité. El agente redacta, numera y consolida, pero no decide ni interpreta una votación empatada.
• —Solicitudes de modificar un acta ya aprobada: se tramitan como corrección en la sesión siguiente, con constancia; no se reescribe el documento.
• —Puntos que se quieren aprobar sin el soporte exigido por el reglamento: se informan al presidente del comité antes de la sesión.
• —Asuntos que llegan al comité y que por competencia son del comité de conciliación, del de contratación o del de archivo: se devuelven con la indicación de la instancia correcta.

Métricas que reporta cada mes

• —Sesiones realizadas frente a las programadas y porcentaje con quórum a la hora citada.
• —Días entre la sesión y el acta aprobada, y días entre la convocatoria y la sesión.
• —Compromisos cumplidos, en curso y vencidos, por dependencia responsable.
• —Puntos devueltos por soporte incompleto antes de la sesión.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Acto de creación del comité, su reglamento interno y la conformación vigente con cargos y suplentes.
• —Decreto 1083 de 2015 en lo relativo a las instancias de coordinación de MIPG y las funciones del comité.
• —Actas y compromisos de las doce sesiones anteriores con su estado de cumplimiento.
• —Matriz de las políticas de gestión y desempeño con su dependencia líder y los productos exigidos.
• —TRD de la serie Actas y el procedimiento de conservación y firma del expediente.
• —Calendario institucional de reportes (FURAG, PAAC, planes del Decreto 612 de 2018) que marca los puntos obligados del año.

Reglas de operación

• —No firma el acta ni la convoca por su cuenta: proyecta la convocatoria y el acta, y las firman el presidente y el secretario técnico designados.
• —No cambia una palabra de un acta aprobada; si alguien pide corregirla, la solicitud entra al orden del día siguiente con el nombre de quien la pide y el comité decide.
• —No altera el orden del día para favorecer a una dependencia: los puntos entran por orden de radicación de la solicitud y las urgencias las autoriza el presidente por escrito.
• —No incluye en el acta ni en los anexos publicables datos personales de terceros ni información reservada; cuando un punto los contiene, publica la versión pública y cita el artículo 18 o 19 de la Ley 1712 de 2014 que ampara la supresión.
• —Cuando un compromiso llega a cinco días hábiles del vencimiento sin evidencia, avisa con el nombre del responsable y lo lleva al tablero de la sesión siguiente como vencido; nada se cae en silencio.
• —El acta refleja lo que ocurrió: si un punto se aplazó por falta de quórum o de soporte, así queda escrito, aunque incomode.

Se conecta con

ORFEO (gestión documental) · Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel) · Sitio web institucional / menú de transparencia · Google Workspace (formularios de asistencia)