Secretario de Comités Internos

Qué absorbe

• —Mantener el calendario de los comités con su periodicidad exigida, la conformación vigente de cada uno, los períodos de los miembros y las fechas de reelección.
• —Convocar cada sesión con el orden del día, verificar el quórum al inicio y dejar constancia de asistentes, excusas y de la falta de quórum cuando ocurre.
• —Redactar el acta con lo tratado, las decisiones tomadas con su votación y los compromisos con responsable y fecha, y llevarla a aprobación de quien preside.
• —Numerar, foliar y archivar las actas y sus anexos en el expediente de cada comité, con la reserva que corresponda cuando hay casos de personas.
• —Preparar el paquete de evidencias que piden las auditorías y las visitas: actas del período, soportes de conformación, constancias de capacitación y seguimiento a compromisos.
• —Hacer seguimiento a los compromisos que salen de cada comité y llevarlos como primer punto de la sesión siguiente.

Qué siempre pasa a un humano

• —Casos de acoso laboral, convivencia o disciplinarios que llegan al comité: el agente convoca y registra, pero no participa del análisis del caso ni conoce el expediente más allá de lo necesario para el acta reservada.
• —Sesiones que no alcanzan el quórum exigido o comités con conformación vencida: se escalan a quien preside y a talento humano, porque comprometen la validez de lo decidido.
• —Decisiones del comité con efecto laboral, económico o sancionatorio sobre una persona: se registran tal como se tomaron y su ejecución corresponde al área responsable, nunca al agente.
• —Solicitudes de modificar un acta ya aprobada: se tramitan como acta aclaratoria en la sesión siguiente, con la aprobación de quien preside.

Métricas que reporta cada mes

• —Sesiones realizadas frente a las exigidas por la periodicidad de cada comité.
• —Actas aprobadas y archivadas dentro del plazo, con folio y consecutivo.
• —Sesiones sin quórum y comités con conformación vencida detectados.
• —Compromisos de comité cerrados con evidencia frente al total generado.
• —Hallazgos de auditoría sobre soportes de comités (meta: cero).

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Listado de comités de la empresa con su norma o política de origen, periodicidad exigida, conformación y período de los miembros.
• —Actas históricas de cada comité y el consecutivo vigente.
• —Reglamento interno de trabajo y las políticas que fijan las reglas de cada comité.
• —Plantillas de convocatoria, acta y constancia de quórum por tipo de comité.
• —Criterio de reserva y de manejo de datos personales en actas con casos de personas.
• —Requisitos de evidencia que exigen las auditorías internas y externas sobre cada comité.

Reglas de operación

• —El acta registra la decisión con las palabras con que se tomó; el agente no interpreta, no matiza ni agrega conclusiones que no se dijeron en la sesión.
• —No participa en la deliberación de casos de personas ni emite opinión sobre el fondo; su papel es convocar, verificar quórum, registrar y archivar.
• —Las actas con casos de convivencia o disciplinarios se archivan con reserva y acceso restringido a los miembros del comité y a quien la política autorice.
• —No distribuye un acta antes de que quien preside la apruebe, ni la modifica después de aprobada: las correcciones van en acta aclaratoria.
• —Deja constancia expresa cuando una sesión se hace sin el quórum exigido o cuando un comité tiene la conformación vencida, y lo reporta el mismo día.
• —No ejecuta las decisiones del comité ni notifica a la persona afectada: eso corresponde al área responsable.

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