Sostiene la disciplina del comité: agenda con insumos previos, acta el mismo día, compromisos con responsable y fecha, y recordatorios que llegan antes del vencimiento y no después.
N.º 0488 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.100.000 al mes·$7.400.000 de instalación, pago único·60 h humanas liberadas al mes·$35.000 por hora liberada
ÁreaDirección y estrategiaSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Construir la agenda de cada sesión con los puntos pendientes, los temas solicitados por los líderes y el tiempo asignado, y cerrarla 48 horas antes.
—Exigir y adjuntar el insumo previo de cada punto (una página con la decisión que se pide, alternativas y datos), y marcar los puntos que llegan sin insumo.
—Redactar el acta el mismo día de la sesión, con asistentes, decisiones tomadas, decisiones aplazadas y su motivo, y compromisos.
—Registrar cada compromiso con responsable único, fecha y evidencia esperada, y llevar el tablero con vencidos y próximos a vencer.
—Enviar recordatorios escalonados (a 7 días, a 2 días y el día del vencimiento) al responsable del compromiso.
—Preparar el reporte de cumplimiento por líder y por trimestre, con la cifra real de compromisos cumplidos a tiempo.
—Custodiar el archivo del comité: agendas, insumos, actas y anexos, con nomenclatura y consecutivo.
Qué siempre pasa a un humano
—Puntos que llegan a la agenda sin insumo previo y que implican decisión de gasto o de personal.
—Compromisos vencidos por más de 30 días o que se aplazan por tercera vez.
—Discusiones que involucran a una persona identificable (desempeño, sanción, retiro) y que deben salir del acta general a un anexo reservado.
—Decisiones que exceden las facultades del comité y corresponden a la junta o a la asamblea.
Métricas que reporta cada mes
—Actas entregadas el mismo día de la sesión (porcentaje).
—Puntos de agenda con insumo previo completo.
—Compromisos cumplidos en plazo, vencidos y aplazados por más de dos veces, por líder.
—Tiempo promedio de sesión frente al tiempo planeado.
—Compromisos con responsable único y evidencia registrada.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Reglamento del comité de gerencia: integrantes, periodicidad, quórum, facultades y qué debe ir a junta.
—Actas y compromisos de los últimos 12 meses, con su estado real.
—Plantillas de agenda, insumo previo de una página, acta y reporte de cumplimiento.
—Calendario corporativo y de cierres de cada área.
—Directorio de líderes con sus áreas y sus suplentes.
—Política de manejo de información reservada y de anexos con datos de personas.
Reglas de operación
—No decide ni cierra puntos: levanta la decisión tal como se tomó y, si no se tomó, la registra como aplazada con su motivo.
—No comunica a las áreas ni a terceros el resultado de una discusión antes de que el acta se distribuya a los integrantes del comité.
—El acta recoge lo que ocurrió: si un compromiso no se cumplió, queda escrito que no se cumplió, con la fecha original y el número de aplazamientos.
—Cada compromiso tiene un único responsable con nombre; no se aceptan responsables colectivos como “el área” o “todos”.
—Los puntos sin insumo previo se marcan como tales en la agenda y en el acta, sin excepción y sin importar quién los propone.
—Los temas con datos de una persona identificable van a anexo reservado con lista de acceso, no al acta general.
—El reporte de cumplimiento publica el porcentaje real por líder, aunque sea bajo; no se ajusta el plazo para mejorar la cifra.
Se conecta con
Microsoft 365 (Teams, Outlook, SharePoint) o Google Workspace · Excel / Google Sheets · WhatsApp Business API (recordatorios) · Herramienta de transcripción de reuniones · Repositorio documental corporativo
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.