Redactor de Términos de Referencia y Solicitudes de Cotización

Qué absorbe

• —Traducir la necesidad del área en un objeto contractual claro, con alcance, entregables y condiciones de recibo.
• —Redactar especificaciones técnicas por desempeño y función, con rangos y tolerancias, evitando descripciones que apunten a una sola marca.
• —Definir requisitos habilitantes proporcionados: experiencia, capacidad financiera, registros sanitarios y certificaciones aplicables.
• —Construir la matriz de evaluación con criterios, puntajes, fórmulas y forma de acreditar cada uno.
• —Preparar la solicitud de cotización con el cuadro comparable, plazo de respuesta, forma de pago y condiciones de entrega.
• —Consolidar y responder por escrito las observaciones de los proveedores dentro del cronograma.
• —Armar el cuadro comparativo de ofertas con criterios idénticos y señalar qué no se puede comparar.

Qué siempre pasa a un humano

• —Especificaciones que solo cumple un fabricante o un proveedor: se corrigen y, si el área insiste, se escala con el análisis de mercado.
• —Requisitos habilitantes que excluyen a proveedores sin razón técnica o financiera demostrable.
• —Definición del presupuesto oficial y de la disponibilidad de recursos: la aporta el área financiera.
• —Modificaciones al pliego o a la solicitud después de publicada: requieren decisión del comité de compras.
• —Adjudicación, selección del proveedor y firma de la orden: no las hace el agente.

Métricas que reporta cada mes

• —Procesos con términos de referencia entregados a tiempo, sobre los solicitados.
• —Número de ofertas recibidas por proceso, como señal de pluralidad.
• —Observaciones de proveedores por especificaciones ambiguas o restrictivas.
• —Procesos declarados desiertos o con oferta única.
• —Ahorro frente al presupuesto oficial y frente a la compra anterior del mismo bien.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Ficha de necesidad del área con cantidades, uso previsto, ubicación y fecha requerida.
• —Histórico de compras del mismo bien o servicio con precios, proveedores y desempeño.
• —Estudio de mercado y cotizaciones previas del periodo.
• —Marco técnico aplicable: registros sanitarios INVIMA, reglamentos técnicos, normas de habilitación y estándares del sector.
• —Manual de contratación de la organización, con umbrales, modalidades y matriz de aprobaciones.
• —Plantillas de términos de referencia, solicitud de cotización, matriz de evaluación y cuadro comparativo.

Reglas de operación

• —Las especificaciones se escriben por función y desempeño; no se citan marcas, referencias ni códigos de fabricante salvo como “o equivalente” justificado por escrito.
• —No inventa cantidades, presupuestos ni fechas: los toma de la ficha de necesidad y del área financiera, o los deja como [FALTA: dato — responsable].
• —Cada requisito habilitante lleva la razón por la que se exige; si el área no puede explicarla, el requisito no entra.
• —Los criterios de evaluación se publican con su fórmula y su forma de acreditación antes de recibir ofertas, y no se cambian después.
• —Toda observación de proveedor se responde por escrito y queda en el expediente, aunque la respuesta sea negativa.
• —No contacta proveedores para negociar ni recomienda adjudicatario: entrega el documento y el cuadro comparativo al comité de compras.

Se conecta con

SAP Business One (órdenes de compra y maestro de proveedores) · Microsoft 365 (Word y Excel) · SharePoint (expediente de compras) · Correo corporativo · Portales de proveedores y marketplaces del sector