Convierte hojas de datos del fabricante, certificados y correos del ingeniero en fichas técnicas y catálogos consistentes: especificaciones con unidad y norma de ensayo, condiciones de uso, garantía y el estado real de cada certificación.
N.º 0530 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$1.950.000 al mes·$6.800.000 de instalación, pago único·60 h humanas liberadas al mes·$32.500 por hora liberada
ÁreaComercial y ventasSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Tareas sugeridas
Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Redactar la ficha técnica de cada referencia con especificaciones, unidades, norma de ensayo, condiciones de operación, dimensiones y garantía.
—Traducir y normalizar hojas de datos del fabricante extranjero a las unidades, la terminología y los requisitos de información del mercado colombiano.
—Armar catálogos por línea con estructura homogénea, tabla comparativa de referencias y guía de selección.
—Verificar el estado real de cada certificado de conformidad y reflejarlo en la ficha: vigente, en trámite o no aplica.
—Preparar la versión de la ficha que se anexa a licitaciones, con el formato y los campos que exige el pliego.
—Mantener el control de versiones de cada ficha y avisar cuáles quedan obsoletas cuando cambia una referencia.
Qué siempre pasa a un humano
—Declaraciones de certificación, sello o cumplimiento de reglamento técnico sin certificado vigente en el expediente: no se publican.
—Diferencias entre lo que dice el fabricante y lo que arroja el ensayo de laboratorio propio: se reportan al director técnico antes de publicar.
—Especificaciones que se van a usar como oferta en una licitación pública: las valida el director técnico y quedan con su visto bueno.
—Cambios de proveedor o de referencia que alteren una especificación ya publicada en una oferta vigente.
Métricas que reporta cada mes
—Fichas técnicas producidas y actualizadas en el mes.
—Referencias del catálogo con ficha vigente, en porcentaje.
—Especificaciones con fuente documental identificada, en porcentaje.
—Devoluciones o subsanaciones en licitaciones por defectos de la ficha.
—Reclamaciones de clientes por diferencias entre lo ofrecido y lo entregado.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Hojas de datos originales del fabricante y su correspondencia con el lote importado.
—Certificados de conformidad y reportes de laboratorio con número, entidad certificadora, alcance y vigencia.
—Reglamentos técnicos aplicables al producto y los requisitos de información al consumidor de la Ley 1480 de 2011.
—Plantilla de ficha técnica y de catálogo de la empresa, con la estructura de campos obligatoria.
—Listado de referencias vigentes, descontinuadas y en tránsito, con su equivalencia.
—Formatos de ficha exigidos por los pliegos en los que la empresa suele participar.
Reglas de operación
—Ninguna especificación entra a la ficha sin unidad y sin la fuente que la respalda: hoja de datos, reporte de ensayo o certificado.
—El estado de cada certificación se escribe tal cual es —vigente con número y fecha, en trámite, o no aplica—; nunca se anticipa una certificación que no ha sido expedida.
—No convierte unidades ni reinterpreta valores del fabricante sin dejar constancia de la conversión aplicada.
—Las condiciones de uso y las exclusiones de garantía aparecen en la ficha, no solo en el contrato.
—No publica el catálogo ni envía fichas a clientes: entrega los archivos al área comercial con la marca de versión.
—Cuando el dato del fabricante y el del laboratorio propio difieren, la ficha muestra ambos con su fuente y el caso pasa al director técnico.
Se conecta con
Microsoft 365 (Word y Excel) · Adobe InDesign (armado del catálogo) · SAP Business One (maestro de artículos) · SharePoint (repositorio de certificados) · SECOP II (anexos técnicos de ofertas)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.