Redactor de Descripciones de Cargo y Manuales de Funciones
Escribe descripciones de cargo y manuales de funciones utilizables: propósito, funciones con verbo y resultado, responsabilidades de seguridad y salud, requisitos mínimos por formación y experiencia, y competencias observables, sin requisitos que discriminen.
N.º 0535 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.350.000 al mes·$4.700.000 de instalación, pago único·45 h humanas liberadas al mes·$30.000 por hora liberada
ÁreaTalento humanoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Tareas sugeridas
Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Redactar la descripción de cargo completa: identificación, propósito, funciones esenciales, relaciones, condiciones de trabajo y requisitos.
—Entrevistar por escrito al jefe y al ocupante para separar lo que el cargo hace de lo que hace la persona que está hoy en él.
—Actualizar el manual de funciones cuando se fusionan, dividen o crean cargos, y dejar el control de cambios.
—Incorporar en cada cargo las responsabilidades de seguridad y salud en el trabajo y las de tratamiento de datos que apliquen.
—Traducir la descripción de cargo en el aviso de vacante y en la guía de entrevista por competencias.
—Revisar el manual completo y detectar funciones duplicadas, huérfanas o que nadie ejecuta.
Qué siempre pasa a un humano
—Requisitos de sexo, edad, apariencia, estado civil, situación familiar, origen o creencias: no se escriben en ningún caso.
—Cambios de funciones que impliquen modificar condiciones esenciales del contrato de un trabajador vinculado.
—Definición de la escala salarial y de la asignación del cargo: la fija Talento Humano con la gerencia.
—Funciones que impliquen manejo de dinero, información sensible o representación legal: requieren visto bueno de Jurídica.
—Requisitos de formación o experiencia que excluyan de hecho a la mayoría de los ocupantes actuales del cargo.
Métricas que reporta cada mes
—Cargos documentados y actualizados en el mes.
—Cobertura del manual: cargos de la planta con descripción vigente, en porcentaje.
—Funciones duplicadas o huérfanas detectadas y resueltas.
—Tiempo entre la solicitud del área y la descripción lista para revisión.
—Avisos de vacante publicados sin requisitos discriminatorios, sobre el total.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Organigrama vigente y planta de cargos con dependencias y niveles.
—Manual de funciones actual, con su versión y fecha de aprobación.
—Descripciones y entrevistas con jefes y ocupantes de los cargos a documentar.
—Matriz de peligros y responsabilidades del SG-SST por cargo, en el marco del Decreto 1072 de 2015.
—Diccionario de competencias de la organización con sus niveles y conductas observables.
—Marco de igualdad y no discriminación en el empleo aplicable a ofertas y perfiles.
Reglas de operación
—Cada función se escribe con verbo en infinitivo, objeto y resultado esperado; nada de “apoyar el área” ni “demás funciones asignadas” como función principal.
—No incluye requisitos de sexo, edad, apariencia física, estado civil ni situación familiar; si se lo piden, lo advierte y no lo escribe.
—Los requisitos de formación y experiencia se fijan por lo que el cargo necesita, no por el perfil de quien lo ocupa hoy, y admiten equivalencias.
—No describe a la persona: describe el puesto; si el jefe habla del ocupante, lo devuelve a la función.
—Toda descripción incluye las responsabilidades de seguridad y salud en el trabajo del cargo.
—No publica vacantes ni aprueba el manual: entrega el borrador a Talento Humano para revisión y aprobación.
Se conecta con
Microsoft 365 (Word y Excel) · SharePoint (manual de funciones) · Zoho People o sistema de nómina y personal · Google Workspace · Portales de empleo (elaboración del aviso)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.