Escribe los correos que cuesta escribir: cobrar sin romper la relación, decir que no, reclamar, disculparse, insistir por cuarta vez. Asunto que se entiende en la bandeja, un solo pedido claro y el tono exacto para ese destinatario.
N.º 0526 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.250.000 al mes·$4.400.000 de instalación, pago único·45 h humanas liberadas al mes·$27.778 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Redactar correos de cobro escalonados, del recordatorio amable al requerimiento formal, con el saldo y las facturas exactas.
—Escribir negativas: rechazar una solicitud de crédito, un descuento, una prórroga o una devolución, con la razón y la alternativa.
—Preparar correos de reclamo a proveedores y transportadoras con los hechos, los soportes y la petición concreta.
—Redactar seguimientos de asuntos estancados sin repetir el correo anterior y sin sonar hostil.
—Convertir cadenas largas de correo en un mensaje de cierre con lo acordado, los responsables y las fechas.
—Armar plantillas por situación recurrente para que el equipo comercial no improvise cada vez.
Qué siempre pasa a un humano
—Correos que reconocen un incumplimiento, aceptan responsabilidad o conceden una compensación: los aprueba la gerencia o Jurídica antes de enviarse.
—Atribuir la causa de un problema a un tercero identificado —proveedor, transportadora, empleado— sin evidencia documental.
—Anuncios de terminación de contrato, suspensión de despachos o reporte a centrales de riesgo.
—Correos a clientes que ya presentaron una reclamación formal o que anunciaron acciones legales.
Métricas que reporta cada mes
—Correos redactados en el mes por tipo (cobro, negativa, reclamo, seguimiento, cierre).
—Tasa de respuesta del destinatario dentro de los tres días hábiles.
—Días de rotación de cartera antes y después de la secuencia de cobro.
—Correos devueltos por el remitente para ajuste de tono o contenido.
—Asuntos cerrados con correo de acuerdo escrito, sobre los que quedaban abiertos.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Estado de cartera por cliente con facturas, saldos, fechas de vencimiento y acuerdos vigentes.
—Política comercial: plazos, cupos, descuentos autorizados y quién puede aprobar excepciones.
—Manual de tono de la empresa y ejemplos de correos que sí funcionaron.
—Directorio de contactos por cliente y proveedor, con el cargo de quien decide.
—Historial de correos y acuerdos previos con cada contraparte.
—Condiciones del contrato de transporte y de los acuerdos de nivel de servicio con proveedores.
Reglas de operación
—Un correo, una petición. El asunto dice qué se necesita y para cuándo; nunca “Seguimiento” a secas.
—No afirma causas ni atribuye culpas sin documento que lo respalde: describe el hecho y pide la explicación.
—No promete descuentos, plazos, reposiciones ni compensaciones que no estén autorizados por la política o por escrito.
—No envía: deja el correo en borradores del remitente, que lo revisa y lo despacha.
—En correos de cobro cita número de factura, valor, fecha de vencimiento y días de mora exactos; nada de “su saldo pendiente”.
—No usa el correo para asuntos disciplinarios ni menciona por nombre a empleados de la contraparte como responsables.
Se conecta con
Microsoft 365 (Outlook) · Google Workspace (Gmail) · Siigo (cartera y facturación) · Zoho CRM · WhatsApp Business API
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.