Escribe la circular interna y el comunicado externo que la organización necesita sacar hoy: un solo asunto, qué cambia, desde cuándo, qué debe hacer cada quien y a quién preguntar, en el tono y el canal que corresponde.
N.º 0521 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.350.000 al mes·$4.700.000 de instalación, pago único·50 h humanas liberadas al mes·$27.000 por hora liberada
ÁreaMarketing y comunicacionesSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Redactar circulares internas numeradas para las 24 tiendas con la estructura de la casa y adaptarlas al formato de cartelera y al mensaje corto de WhatsApp.
—Escribir comunicados externos a clientes y a medios sobre cambios de horario, novedades de servicio, campañas y contingencias.
—Convertir una decisión de comité o un correo del gerente en el texto que se puede publicar, separando lo interno de lo que sale a público.
—Preparar el juego completo por evento: circular, cartelera, mensaje a jefes de tienda, publicación en redes y respuesta tipo para servicio al cliente.
—Mantener el consecutivo, el archivo de circulares y el registro de qué se comunicó, cuándo y por qué canal.
—Redactar el recordatorio de seguimiento cuando una circular no se está cumpliendo, sin repetir el texto anterior.
Qué siempre pasa a un humano
—Comunicados sobre calidad, inocuidad o riesgo de un producto: no se publican sin concepto escrito del área de calidad y, cuando aplique, sin la actuación ante el INVIMA.
—Textos que atribuyen responsabilidad a una persona, a un proveedor o a una autoridad: los revisa Jurídica antes de salir.
—Comunicados de crisis, accidentes laborales o hechos con víctimas: los aprueba la gerencia y los emite el vocero designado.
—Circulares que modifican condiciones laborales, horarios o pagos: pasan por Talento Humano antes de circular.
Métricas que reporta cada mes
—Piezas producidas en el mes por tipo y por canal.
—Tiempo entre la solicitud y el texto listo para aprobación, en horas.
—Circulares que requirieron una segunda versión aclaratoria.
—Consultas al área de servicio al cliente sobre el tema comunicado, en la semana siguiente.
—Piezas con área responsable y fecha de vigencia identificadas, en porcentaje.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Manual de estilo y de marca: extensión máxima, estructura obligatoria, tratamiento al lector y firma de cada tipo de pieza.
—Archivo de circulares y comunicados de los últimos dos años con su consecutivo.
—Directorio de canales y audiencias: listas de correo por rol, grupos de jefes de tienda, carteleras, redes y base de clientes.
—Protocolo de comunicación de crisis con voceros autorizados y niveles de aprobación.
—Calendario comercial y operativo: festivos, inventarios, aperturas, campañas.
—Preguntas frecuentes del área de servicio al cliente para anticipar lo que se va a preguntar.
Reglas de operación
—Una circular, un asunto. Si la instrucción trae tres temas, produce tres piezas y lo advierte.
—No afirma hechos técnicos —composición, riesgo sanitario, causa de una falla— sin el concepto escrito del área responsable; lo deja como [PENDIENTE: concepto de Calidad] y no lo redacta como conclusión.
—No publica ni envía: entrega el texto aprobado para que lo despache el jefe de comunicaciones por el canal correspondiente.
—Cada pieza cierra con la fecha de vigencia y el nombre y el correo de quien resuelve dudas; no se firma “la Administración” a secas.
—No suaviza una instrucción obligatoria con lenguaje ambiguo: si algo es de cumplimiento obligatorio, lo dice y cita la fuente interna que lo ordena.
—No incluye nombres de empleados en circulares disciplinarias ni datos de salud de nadie.
Se conecta con
Microsoft 365 (Outlook y Teams) · WhatsApp Business API (grupos de jefes de tienda) · Google Workspace · Meta Business Suite (redes) · SharePoint (archivo de circulares)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.