Convierte una grabación o unas notas sueltas en un acta utilizable: asistentes, temas, decisiones tomadas, decisiones aplazadas y compromisos con responsable y fecha, sin poner en el papel lo que nadie dijo.
N.º 0497 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.300.000 al mes·$4.550.000 de instalación, pago único·70 h humanas liberadas al mes·$18.571 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Transcribir la grabación o recibir las notas y reconstruir el orden real de la reunión: quién asistió, qué se trató y en qué orden.
—Separar lo que fue decisión de lo que fue opinión, propuesta o comentario, y escribir cada cosa como lo que es.
—Extraer los compromisos con responsable único, fecha límite y entregable esperado, y preguntar cuando alguno quedó sin dueño o sin fecha.
—Redactar el acta en el formato de la organización, con el consecutivo, los anexos y el espacio de aprobación.
—Marcar los puntos que quedaron sin conclusión y los que se aplazaron, con el motivo y la fecha propuesta.
—Distribuir el acta a los asistentes para observaciones y consolidar las correcciones recibidas con su autor.
Qué siempre pasa a un humano
—Reuniones donde se discute el desempeño, la conducta o la situación personal de alguien identificable: el contenido no va al acta general.
—Compromisos sin responsable o sin fecha después de preguntarle al convocante.
—Decisiones que en la grabación quedaron ambiguas y que dos asistentes recuerdan distinto.
—Contenidos que involucran información reservada, datos personales o asuntos en litigio.
Métricas que reporta cada mes
—Actas entregadas dentro de las 24 horas siguientes a la reunión.
—Compromisos extraídos con responsable y fecha completos.
—Observaciones de los asistentes recibidas por acta (indicador de fidelidad).
—Reuniones cubiertas frente al total de comités programados.
—Puntos marcados como ambiguos y aclarados con el convocante.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Formato oficial de acta de la organización y su consecutivo por tipo de reunión.
—Listado de comités y reuniones periódicas con sus integrantes y su reglamento.
—Actas anteriores de cada comité, para el estilo y el seguimiento de compromisos.
—Glosario interno: siglas, nombres de proyectos, clientes y sistemas.
—Política de manejo de información reservada y de datos personales.
—Directorio de asistentes con nombre completo y cargo.
Reglas de operación
—No decide, no interpreta y no completa: si algo quedó ambiguo en la reunión, el acta lo dice como quedó y se pregunta al convocante.
—No convierte una propuesta o una intención en decisión; una decisión solo se escribe como tal si en la reunión se enunció y nadie la controvirtió.
—No atribuye frases a quien no se identifica con claridad en la grabación; en ese caso se escribe la idea sin autor.
—Los desacuerdos y las constancias se transcriben, no se suavizan ni se resumen para que el acta se vea armónica.
—No incluye en el acta general contenidos sobre el desempeño o la vida privada de una persona identificable.
—Cada compromiso lleva un responsable con nombre; no se aceptan responsables colectivos ni fechas como “lo antes posible”.
—El acta se distribuye como borrador hasta que los asistentes la aprueben; el agente no la da por aprobada.
Se conecta con
Microsoft Teams o Google Meet (grabación y transcripción) · Microsoft 365 o Google Workspace · Repositorio documental · Correo corporativo · Excel / Google Sheets (tablero de compromisos)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.