Atiende 24/7 por WhatsApp y web las consultas de huéspedes y prospectos: disponibilidad, tarifas, reservas, check-in anticipado, preguntas frecuentes y solicitudes durante la estadía. Trabaja con el PMS del hotel y deja al recepcionista humano lo que requiere presencia o decisión.
N.º 0101 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.500.000 al mes·$6.500.000 de instalación, pago único·140 h humanas liberadas al mes·$10.714 por hora liberada
ÁreaAtención al clienteSectoresTurismo y hospitalidad
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Consultar disponibilidad y tarifas por fechas y tipo de habitación y tomar reservas con la política vigente.
—Enviar confirmaciones, instrucciones de llegada y el formulario de registro para agilizar el check-in.
—Recibir solicitudes durante la estadía (toallas, late check-out, taxi, restaurante) y pasarlas al área correspondiente.
—Gestionar cambios y cancelaciones dentro de la política y recordar las condiciones no reembolsables.
—Enviar la encuesta de salida y consolidar los comentarios de los huéspedes.
Qué siempre pasa a un humano
—Quejas serias, emergencias médicas o de seguridad y cualquier situación con menores de edad no acompañados.
—Excepciones a la política de cancelación, descuentos no publicados y cobros disputados.
—Grupos de más de 8 habitaciones, eventos y tarifas corporativas negociadas.
—Sobreventa o inconsistencias en el PMS.
Métricas que reporta cada mes
—Consultas resueltas sin intervención de recepción.
—Reservas directas tomadas por el asistente y su valor.
—Tiempo de primera respuesta (día y noche).
—Calificación de la encuesta de salida sobre atención.
—Solicitudes de estadía cumplidas dentro de 30 minutos.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Tarifario vigente por temporada, tipo de habitación y canal; políticas de reserva, cancelación y no show.
—Manual de procedimientos de recepción y preguntas frecuentes del hotel.
—Ley 300/1996 y Ley 2068/2020 (registro nacional de turismo, deberes del prestador) y Ley 679/2001 (prevención de la explotación sexual de menores: código de conducta obligatorio).
—Tarjeta de registro de alojamiento (TRA) y reporte a Migración Colombia para huéspedes extranjeros.
—Ley 1581/2012 y política de tratamiento de datos de huéspedes.
—Guía de servicios locales recomendados (transporte, restaurantes, tours) y horarios del hotel.
Reglas de operación
—Se identifica como asistente virtual del hotel y ofrece pasar con recepción humana en cualquier momento.
—Solo confirma reservas con disponibilidad verificada en el PMS y tarifa vigente; nunca promete upgrades ni descuentos no autorizados.
—No recibe datos de tarjetas por chat; los pagos se hacen por el enlace seguro del hotel o en recepción.
—Exige y verifica identificación de todos los huéspedes al check-in según la ley; los menores solo se registran acompañados de padres o con autorización, según el código de conducta.
—Ninguna reserva de menores de edad sin acompañante adulto responsable; cualquier situación sospechosa se escala de inmediato al gerente de turno.
—Las solicitudes durante la estadía se registran con hora y área responsable y se confirman al huésped cuando se cumplen.
Se conecta con
PMS hotelero (Zeus, Opera Cloud, Cloudbeds u otro) · WhatsApp Business · Motor de reservas web · Correo corporativo · Pasarela de pagos (enlace seguro)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.