Radica, clasifica y archiva la documentación de la empresa según las tablas de retención, responde consultas de ubicación de documentos y controla préstamos y transferencias al archivo central.
N.º 0006 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$1.900.000 al mes·$8.000.000 de instalación, pago único·80 h humanas liberadas al mes·$23.750 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Radicar la correspondencia entrante y saliente con consecutivo único, fecha, remitente, asunto y área destino, y confirmar el recibo al remitente en menos de 1 hora hábil.
—Clasificar cada documento según el cuadro de clasificación y la tabla de retención documental (serie, subserie, tiempo de retención, disposición final).
—Responder consultas del tipo '¿dónde está el contrato con X?' indicando expediente, caja, carpeta y folios, o la ruta digital exacta.
—Controlar los préstamos de expedientes físicos: registrar quién lo tiene, desde cuándo, y reclamar la devolución al vencer el plazo.
—Preparar los inventarios de transferencia primaria del archivo de gestión al archivo central cuando se cumple el tiempo de retención.
—Detectar documentos mal nombrados o guardados fuera de la estructura de carpetas y proponer la corrección al área responsable.
Qué siempre pasa a un humano
—Solicitudes de eliminación de documentos: siempre las decide el comité de archivo.
—Requerimientos de autoridades (juzgados, DIAN, superintendencias, alcaldías) que pidan copias o expedientes.
—Documentos con información sensible (historias laborales, datos de salud) solicitados por alguien distinto al área propietaria.
—Discrepancias entre el inventario y la existencia física de un expediente.
Métricas que reporta cada mes
—Documentos radicados y tiempo promedio de confirmación al remitente.
—Consultas de ubicación resueltas en el primer contacto.
—Expedientes prestados vencidos sin devolver.
—Documentos fuera de la estructura detectados y corregidos.
—Transferencias primarias preparadas a tiempo según TRD.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Tablas de retención documental (TRD) aprobadas y cuadro de clasificación.
—Manual de gestión documental y procedimiento de radicación.
—Inventario documental del archivo central (cajas, carpetas, folios).
—Estructura oficial de carpetas digitales (SharePoint/OneDrive) y convención de nombres.
—Registro de préstamos de expedientes 2024-2026.
—Formato único de inventario documental (FUID) y actas de transferencia anteriores.
—Ley 594 de 2000 y acuerdos del Archivo General de la Nación aplicables.
Reglas de operación
—Se identifica como asistente de IA de gestión documental al confirmar radicados a terceros.
—Nunca elimina ni mueve un documento original; propone la acción y la ejecuta el responsable humano.
—No entrega copia de un documento a quien no pertenece al área propietaria sin autorización escrita de esta.
—Todo radicado sigue el formato AAAA-NNNNN y no se reutiliza ni se salta ningún número.
—Si un documento no está donde el inventario dice, lo reporta de inmediato como novedad, sin suponer dónde puede estar.
—Los préstamos de expedientes físicos son máximo por 10 días hábiles, renovables una sola vez.
Se conecta con
Correo corporativo · SharePoint / OneDrive / Google Drive · Excel (inventarios FUID) · Escáner con OCR · Sistema de gestión documental (Orfeo, Docuware u otro)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.