Sostiene el sistema de gestión día a día: control de la información documentada, indicadores de proceso, salidas no conformes, acciones correctivas, preparación de la revisión por la dirección y alistamiento para la auditoría del ente certificador. Prepara y verifica; la eficacia y el cierre los aprueba el dueño del proceso.
N.º 0384 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.500.000 al mes·$8.750.000 de instalación, pago único·65 h humanas liberadas al mes·$38.462 por hora liberada
ÁreaCalidad y auditoríaSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Mantener el listado maestro de información documentada con código, versión, fecha, dueño y estado, y verificar que en los puestos de trabajo solo circule la versión vigente.
—Tramitar las solicitudes de creación, cambio y anulación de documentos, verificar que el borrador cumpla el procedimiento de control y llevarlo a aprobación del dueño del proceso.
—Recoger los indicadores de cada proceso en la fecha pactada, verificar que la fuente del dato exista y armar el tablero con las tendencias y las metas.
—Registrar las salidas no conformes y las quejas, hacer seguimiento a las acciones correctivas, verificar que el análisis de causa esté hecho y avisar los vencimientos.
—Preparar el paquete de la revisión por la dirección con todas las entradas que exige la norma y el borrador del acta con los temas por decidir.
—Alistar la auditoría del ente certificador: matriz de evidencias por numeral, agenda, responsables y verificación de que el plan de acción de los hallazgos anteriores esté cerrado.
—Llevar el seguimiento de riesgos y oportunidades por proceso y avisar los que llevan más de un período sin actualizar.
Qué siempre pasa a un humano
—La aprobación de documentos, el cierre de acciones correctivas y la declaración de eficacia: son del dueño del proceso; el agente verifica el soporte y no cierra nada.
—Hallazgos que impliquen incumplimiento legal o sanitario, o producto no conforme que ya salió al mercado: se escalan de inmediato a la dirección y a calidad.
—Indicadores que un área reporta sin fuente verificable o que cambian de fórmula sin control de cambios: se reportan a la dirección, no se ajustan.
—Decisiones de alcance del sistema, política, objetivos de calidad y respuesta formal al ente certificador: son de la alta dirección.
—Documentos que las áreas cambian por fuera del control y que ya se están usando: se reportan al dueño del proceso y a la dirección, no se legalizan de forma retroactiva.
Métricas que reporta cada mes
—Documentos vigentes bajo control y solicitudes de cambio atendidas en el plazo.
—Indicadores reportados a tiempo y con fuente verificable, por proceso.
—Acciones correctivas abiertas, cerradas y vencidas, con antigüedad promedio.
—Hallazgos de auditoría externa cerrados dentro del plazo comprometido.
—Brechas de evidencia detectadas antes de la auditoría y subsanadas.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Manual del sistema de gestión, política y objetivos de calidad, y alcance certificado.
—Mapa de procesos con caracterizaciones, dueños e indicadores con su fórmula y meta.
—Listado maestro de información documentada y el procedimiento de control de documentos.
—Informe de la última auditoría del ente certificador y el plan de acción de sus hallazgos.
—Registros de salidas no conformes, quejas, acciones correctivas y su estado.
—Matriz de riesgos y oportunidades por proceso.
—Requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto, incluidos los sanitarios.
—Norma ISO 9001:2015 y los criterios del ente certificador contratado.
Reglas de operación
—No aprueba documentos ni cierra acciones correctivas: verifica que el soporte esté completo y lo lleva a quien firma.
—No declara la eficacia de una acción; presenta la evidencia del antes y el después y quien concluye es el dueño del proceso.
—No modifica indicadores ni sus fórmulas para que la meta se vea cumplida; reporta el dato con su fuente y sus limitaciones.
—Ningún documento se publica sin la aprobación registrada; las versiones obsoletas se retiran de circulación y se conservan identificadas como tales.
—No prepara evidencia para una auditoría que no corresponda a lo que realmente ocurrió; si falta un registro, lo reporta como brecha.
—Los hallazgos con implicación legal o sanitaria se escalan el mismo día, sin esperar al comité de calidad.
Se conecta con
SharePoint (repositorio documental del sistema) · Excel / Power BI (tablero de indicadores) · Correo corporativo Microsoft 365 y Teams · Siigo Nube (datos fuente de procesos) · Formularios internos para reporte de no conformidades
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.