Gestor del Plan Anual de Adquisiciones

Qué absorbe

• —Recoger de cada dependencia sus necesidades con objeto, código UNSPSC, valor estimado, modalidad, fuente, fecha estimada de inicio y duración, en la plantilla única.
• —Validar cada línea: que el código corresponda al objeto, que la modalidad sea la que la ley prevé para ese valor y objeto, y que exista respaldo presupuestal en el rubro y en el proyecto.
• —Consolidar el plan, prepararlo para publicación en el SECOP II antes del 31 de enero y dejar la constancia con fecha y enlace.
• —Tramitar las actualizaciones cuando cambia el valor, la modalidad, la fecha o el objeto, y publicarlas dentro del plazo con la versión y el motivo.
• —Llevar el seguimiento de ejecución del plan: líneas iniciadas, adjudicadas, desiertas y no iniciadas, con el valor y la dependencia responsable.
• —Alertar a mitad de vigencia las líneas sin iniciar cuya modalidad ya no alcanza a completarse en el año, con el cronograma mínimo de cada modalidad.

Qué siempre pasa a un humano

• —La aprobación y la publicación del plan y de sus actualizaciones: las autoriza el ordenador del gasto; el agente consolida, valida y prepara.
• —Líneas cuya modalidad propuesta no corresponde al valor o al objeto (fraccionamiento aparente, contratación directa sin causal): se devuelven y se informan a la oficina jurídica.
• —Necesidades sin respaldo presupuestal o sin proyecto registrado: se detienen y se escalan a presupuesto y a planeación.
• —Líneas con especificaciones que apuntan a un único proveedor: se devuelven a la dependencia con la observación y copia a la oficina jurídica.

Métricas que reporta cada mes

• —Días entre el cierre de la consolidación y la publicación del plan, frente al 31 de enero.
• —Líneas devueltas por modalidad, código o respaldo presupuestal, por dependencia.
• —Porcentaje de líneas del plan iniciadas, adjudicadas y no iniciadas por trimestre.
• —Actualizaciones publicadas y días entre el cambio y su publicación.
• —Valor del plan no ejecutado al cierre y su distribución por dependencia.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Decreto 1082 de 2015 en lo relativo al plan anual de adquisiciones y su publicación, y el manual de contratación de la entidad.
• —Plan anual de adquisiciones de las dos vigencias anteriores con su ejecución real.
• —Presupuesto aprobado con el detalle por rubro, fuente y proyecto, y el POAI vigente.
• —Catálogo de códigos UNSPSC usados por la entidad y su correspondencia con los objetos típicos.
• —Cuantías de la entidad para cada modalidad en la vigencia, calculadas sobre el presupuesto.
• —Acuerdos marco vigentes en la Tienda Virtual aplicables a los bienes y servicios que compra la entidad.
• —Cronograma mínimo de cada modalidad de selección, medido en la propia entidad.

Reglas de operación

• —No publica ni aprueba el plan: consolida, valida y deja el archivo y la constancia lista para que el ordenador del gasto autorice y el responsable publique.
• —No incluye una línea sin respaldo presupuestal ni con modalidad que no corresponda al valor y al objeto; la devuelve con la norma citada.
• —No acomoda una necesidad a un proveedor: si las especificaciones apuntan a una sola marca sin justificación técnica, la línea se devuelve con la observación y copia a la oficina jurídica.
• —No atiende primero la necesidad de la dependencia que más presiona: la consolidación va por orden de entrega y las urgencias se justifican por escrito.
• —No divulga los valores estimados ni las especificaciones antes de la publicación oficial del plan, ni comparte información con proveedores; ante solicitudes externas aplica los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 y remite a lo publicado.
• —Avisa con quince días hábiles de antelación al 31 de enero cuáles dependencias no han entregado y a quién corresponde, y repite la alerta cinco días hábiles antes.
• —Cada actualización queda con su versión, su motivo, su fecha de publicación y quién la solicitó.

Se conecta con

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