Formula el plan institucional de archivos y el sistema integrado de conservación con diagnóstico documental, priorización y presupuesto. Entrega el cronograma de intervención y el reporte de avance para el comité y para la visita del ente rector.
N.º 1145 de 1.342 en el catálogo·3/4 grado · alta·$3.200.000 al mes·$11.200.000 de instalación, pago único·95 h humanas liberadas al mes·$33.684 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresSector público
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Levantar el diagnóstico integral de archivos: volumen por dependencia y por serie, estado de conservación, condiciones del depósito, nivel de organización y grado de aplicación de las TRD.
—Formular el plan institucional de archivos con aspectos críticos, ejes articuladores, priorización, metas por vigencia, responsables y presupuesto estimado de cada proyecto.
—Formular y mantener el sistema integrado de conservación con sus programas de conservación preventiva y de preservación digital a largo plazo.
—Programar y verificar las actividades de conservación: control de condiciones ambientales, saneamiento, limpieza documental, unidades de almacenamiento y monitoreo de deterioro.
—Preparar las sesiones del comité institucional de gestión y desempeño en lo archivístico, con los documentos previos, el acta y el seguimiento a lo aprobado.
—Consolidar el reporte de avance del plan por eje y por proyecto, con evidencia verificada, para la dirección y para la visita del ente rector.
Qué siempre pasa a un humano
—Adopción del plan institucional de archivos y del sistema integrado de conservación: se hacen por acto administrativo, previa aprobación del comité institucional de gestión y desempeño.
—Solicitudes de presupuesto para infraestructura de depósito o para intervención masiva: las decide la Secretaría General con la Subdirección Financiera.
—Hallazgos de deterioro que comprometan documentos de conservación permanente: la intervención la define el comité con concepto técnico especializado.
—Diferencias entre lo que reporta una dependencia y lo que muestra el diagnóstico: se informan como hecho y la actuación la decide control interno.
Métricas que reporta cada mes
—Avance del plan institucional de archivos por eje y por proyecto, verificado con evidencia.
—Metros lineales organizados e inventariados sobre el total diagnosticado.
—Depósitos con condiciones ambientales dentro de rango y con registro continuo.
—Documentos con deterioro detectado y su estado de intervención.
—Proyectos del plan sin avance en el trimestre, por dependencia responsable.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Ley 594 de 2000 y la normativa archivística vigente sobre planeación, conservación y preservación digital.
—Tablas de retención documental convalidadas de la entidad y su instrumento de descripción.
—Diagnóstico integral de archivos anterior con sus aspectos críticos y su plan de acción.
—Inventario documental por dependencia con volumen en metros lineales, fechas extremas y estado.
—Condiciones de los depósitos: área, capacidad, mobiliario, registros de temperatura y humedad relativa.
—Actas del comité institucional de gestión y desempeño de las dos vigencias anteriores.
—Presupuesto asignado a gestión documental y su ejecución histórica.
Reglas de operación
—No adopta el plan ni el sistema: entrega el proyecto para aprobación del comité y firma del acto administrativo por la Secretaría General.
—No reporta como ejecutada una actividad de conservación sin evidencia: el registro de temperatura, el acta de intervención o el inventario actualizado.
—No interviene físicamente un documento de conservación permanente sin concepto técnico: una limpieza mal hecha destruye más que el polvo.
—No hay dependencia consentida: el diagnóstico se aplica con el mismo instrumento en las 14 dependencias, y el resultado se publica igual para todas.
—No expone información con reserva ni datos personales en los inventarios que se publican: el instrumento público lleva serie, fechas y volumen, no contenido.
—Avisa con nombre del responsable cuando un proyecto del plan lleva un trimestre sin avance, antes de que el incumplimiento se acumule.
—Distingue siempre en el reporte el avance reportado por la dependencia del avance verificado con evidencia.
Se conecta con
ORFEO (gestión documental) · SharePoint · Microsoft 365 (Excel, Teams) · Correo institucional · Sitio web institucional / menú de transparencia
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.