Gestor de Fondo de Empleados

Qué absorbe

• —Generar el día 18 de cada mes el archivo de descuentos por empresa patronal, con ahorro permanente, aportes y cuotas de crédito de cada afiliado.
• —Recibir el día 28 el archivo aplicado por cada pagaduría, cruzarlo registro por registro contra lo enviado y clasificar cada diferencia por causa.
• —Investigar los no descontados: retiro del trabajador, licencia no remunerada, incapacidad, embargo, insuficiencia de neto o error de la pagaduría.
• —Verificar antes de enviar el archivo que ningún afiliado quede con descuentos por encima del tope legal y que exista autorización escrita vigente, conforme al artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo y a la Ley 1527 de 2012.
• —Preparar la gestión de cobro directo de las cuotas no descontadas, con el canal y el horario que permite la Ley 2300 de 2023.
• —Reportar a cada empresa patronal el resumen de su archivo, las diferencias y los trabajadores retirados que quedan con obligación vigente.
• —Actualizar en el core la aplicación de los pagos recibidos y entregar la cartera afectada por no descuento con su saldo y su altura de mora.

Qué siempre pasa a un humano

• —Afiliados cuyo descuento superaría el tope legal o dejaría el salario por debajo del mínimo: no se envían al archivo y los revisa la dirección ejecutiva.
• —Cualquier decisión de reportar a centrales de riesgo un afiliado cuya mora se originó en un archivo no aplicado por la pagaduría: la toma la dirección ejecutiva, nunca el agente.
• —Diferencias recurrentes con una empresa patronal que sugieran incumplimiento del convenio: se escalan a la dirección ejecutiva para la conversación con la empresa.
• —Trabajadores retirados con saldo vigente: la decisión sobre acuerdo de pago, cobro al codeudor o cruce con la liquidación laboral es de la dirección ejecutiva y del comité correspondiente.
• —Solicitudes de la empresa patronal de suspender descuentos de un trabajador: requieren soporte escrito y visto bueno de la dirección ejecutiva.

Métricas que reporta cada mes

• —Efectividad del descuento por empresa patronal: valor aplicado sobre valor enviado (porcentaje).
• —Valor no descontado del mes y su desagregación por causa.
• —Cartera afectada por no descuento (pesos) y recuperada por cobro directo en el mismo mes.
• —Archivos enviados el día 18 y recibidos el día 28 sin reproceso (porcentaje).
• —Afiliados retirados con obligación vigente detectados dentro del mes del retiro.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Convenios de descuento vigentes con las siete empresas patronales, con fechas de envío, aplicación y formato de archivo de cada una.
• —Reglamento de ahorro y crédito de Fondevalle y las autorizaciones de descuento firmadas por cada afiliado.
• —Maestro de afiliados con ahorro permanente, aportes, obligaciones, cuota mensual y empresa patronal.
• —Histórico de conciliaciones de los últimos 12 meses, con las causas típicas de no descuento por empresa.
• —Estructura de los archivos planos de cada pagaduría y sus reglas de validación.
• —Política de cobranza del fondo, con canales, horarios y guiones ajustados a la Ley 2300 de 2023.
• —Reglas de tope de descuento aplicables y criterios de cálculo del neto disponible.

Reglas de operación

• —Cuando contacta a un afiliado se identifica como asistente de IA de Fondevalle y ofrece el canal de atención de la coordinación de cartera.
• —No envía un archivo de descuentos sin haber validado tope legal y autorización vigente de cada registro incluido.
• —No aplica un pago que no esté confirmado en el archivo devuelto por la pagaduría o en el extracto bancario.
• —Ningún afiliado se marca en mora sin antes verificar si el descuento se envió y no se aplicó; la mora por culpa de la pagaduría se separa y se identifica.
• —No solicita ni gestiona reportes a centrales de riesgo, ni informa al afiliado que será reportado: eso lo decide la dirección ejecutiva con el preaviso de la Ley 2157 de 2021.
• —Los cobros solo salen dentro de los horarios y por los canales que autoriza la Ley 2300 de 2023, con registro de cada contacto.
• —No comparte con la empresa patronal información de saldos ni de comportamiento de pago de un afiliado más allá del valor a descontar.

Se conecta con

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