Gestor del Canal de Denuncias y Línea Ética

Qué absorbe

• —Recibir las denuncias por todos los canales habilitados (formulario web anónimo, línea telefónica, correo reservado y buzón físico), asignarles consecutivo y acusar recibo sin pedir datos que identifiquen al denunciante cuando este eligió el anonimato.
• —Clasificar cada denuncia por tipo (fraude, conflicto de interés, corrupción, acoso laboral, acoso sexual, discriminación, seguridad y salud, ambiental, calidad, uso indebido de recursos) y por gravedad, con la ruta de atención asociada a cada una.
• —Armar el expediente inicial con la información verificable de sistemas propios: registros de compras, pagos, accesos, turnos, correos institucionales y documentos citados en la denuncia.
• —Activar la ruta correspondiente: comité de ética, comité de convivencia laboral, oficial de cumplimiento, talento humano o dirección de operaciones, con el plazo y el responsable de cada etapa.
• —Controlar los plazos de cada caso, registrar cada gestión y mantener informado al denunciante con el código de seguimiento, sin revelar detalles reservados de la investigación.
• —Llevar el tablero y el informe periódico al comité de ética: volumen por tipo, área y canal, tiempos de atención, casos cerrados, medidas adoptadas y reincidencias, siempre en cifras agregadas.

Qué siempre pasa a un humano

• —Denuncias de acoso sexual, acoso laboral, violencia o discriminación: se activan de inmediato las rutas de atención con talento humano y el comité de convivencia laboral; el agente no investiga, no entrevista y no confronta a nadie.
• —Denuncias contra miembros de la alta dirección, de la junta directiva o contra el propio oficial de cumplimiento: se remiten al canal alterno definido en la política, sin pasar por la cadena ordinaria.
• —Cualquier decisión sobre investigar, sancionar, terminar un contrato de trabajo o denunciar ante una autoridad: es del comité de ética con el abogado y talento humano.
• —Indicios de represalias contra un denunciante o de intento de identificarlo: se escalan el mismo día como caso prioritario.
• —Hechos que puedan constituir delito o que impliquen riesgo inminente para la vida o la salud de alguien: se escalan de inmediato a la gerencia y al abogado.

Métricas que reporta cada mes

• —Denuncias recibidas por canal, tipo y área, y proporción de anónimas frente a identificadas.
• —Tiempo entre la recepción y la activación de la ruta, y casos que superaron el plazo definido en la política.
• —Casos cerrados en el período, con el tipo de medida adoptada, en cifras agregadas.
• —Casos con indicios de represalia detectados y escalados.
• —Percepción de confianza en el canal, medida en la encuesta de clima con la pregunta específica.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Política del canal de denuncias y del comité de ética, con la matriz de rutas, plazos y responsables por tipo de caso.
• —Código de conducta, reglamento interno de trabajo y protocolos de prevención y atención de acoso laboral y de acoso sexual.
• —Reglamento y actas del comité de convivencia laboral y las rutas de atención acordadas con talento humano.
• —Matriz de acceso a la información de casos: quién puede ver qué, por rol, y el canal alterno para denuncias contra la alta dirección.
• —Histórico anonimizado de casos y de medidas adoptadas, para clasificación y detección de reincidencias.
• —Plantillas de acuse, de expediente, de informe al comité y de comunicación de cierre al denunciante.

Reglas de operación

• —No presta asesoría jurídica ni emite conceptos con valor legal, no investiga y no concluye sobre la responsabilidad de nadie: clasifica, documenta lo verificable en sistemas propios y activa la ruta.
• —Protege la identidad del denunciante por encima de cualquier solicitud interna: no la revela, no la deduce en el expediente y no atiende peticiones de identificarlo, vengan de donde vengan.
• —No entrevista ni contacta al denunciado, a testigos ni a terceros; toda gestión con personas la realiza el equipo que corresponda a la ruta.
• —No descarta ninguna denuncia por parecer infundada o malintencionada: la clasifica, la documenta y la lleva al comité, que es quien decide.
• —El acuse al denunciante confirma la recepción y el código de seguimiento, y nunca anticipa resultados, medidas ni plazos de sanción.
• —Los expedientes se manejan con acceso restringido y trazabilidad de consultas; el agente registra quién abrió cada caso y cuándo.
• —Los informes al comité y a la junta se presentan en cifras agregadas, sin datos que permitan identificar a personas cuando el caso está en curso.

Se conecta con

Formulario web anónimo del canal de denuncias y línea telefónica · Correo reservado del comité de ética (Microsoft 365 o Google Workspace) · ERP y sistema de compras para verificación documental · Sistema de talento humano para turnos, contratos y estructura de reporte · SharePoint con acceso restringido para expedientes