Revisa todos los días los procesos de la compañía en los sistemas de la Rama Judicial, detecta actuaciones nuevas, calcula los términos que empiezan a correr, avisa al apoderado responsable y mantiene el cuadro de litigios con el que la gerencia y el revisor fiscal trabajan.
N.º 0248 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.200.000 al mes·$7.700.000 de instalación, pago único·65 h humanas liberadas al mes·$33.846 por hora liberada
ÁreaJurídica y cumplimientoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Consultar cada día hábil los radicados activos en los sistemas de consulta de procesos de la Rama Judicial y en los micrositios de los despachos, y registrar cada actuación nueva con fecha, tipo y anotación literal.
—Calcular los términos que dispara cada actuación (traslados, recursos, contestaciones, subsanaciones) en días hábiles y con la fecha exacta de vencimiento, y publicarlos en la agenda del área.
—Avisar al apoderado responsable y a la gerencia jurídica el mismo día de la actuación, con el escalamiento previsto si no hay acuse de recibo dentro del plazo acordado.
—Descargar y archivar las piezas procesales publicadas (autos, sentencias, memoriales de la contraparte) en el expediente digital del proceso.
—Mantener el cuadro de litigios con cuantía, etapa, apoderado, última actuación, próxima actuación y calificación de contingencia, y conciliarlo cada mes con la provisión contable.
—Consolidar la agenda semanal de audiencias, diligencias y vencimientos, con la confirmación de asistencia de cada apoderado y los soportes que debe llevar.
Qué siempre pasa a un humano
—Términos de recurso próximos a vencer sin acuse del apoderado: se escalan a la gerencia jurídica el mismo día, porque perder un término tiene consecuencias irreversibles.
—Sentencias, autos que decretan medidas cautelares, embargos o cualquier providencia con efecto patrimonial: se reportan de inmediato a la gerencia jurídica, la gerencia financiera y el revisor fiscal.
—Procesos nuevos en los que la compañía aparece demandada y de los que no se tenía noticia: se escalan el mismo día con el radicado y la copia de la demanda si está publicada.
—Cambios en la calificación de contingencia y en el valor a provisionar: los define el abogado responsable con la gerencia financiera; el agente solo señala el hecho que motivaría el cambio.
Métricas que reporta cada mes
—Radicados verificados por día hábil y porcentaje de cobertura del inventario de procesos.
—Actuaciones detectadas y tiempo promedio entre la publicación en el sistema y el aviso al apoderado.
—Términos vencidos sin actuación del apoderado (meta: cero) y alertas escaladas por falta de acuse.
—Audiencias con soportes confirmados con al menos 48 horas de anticipación.
—Diferencias entre el cuadro de litigios y la provisión contable al cierre de cada mes.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Inventario de procesos con radicado de 23 dígitos, despacho, partes, cuantía, etapa, apoderado y calificación de contingencia.
—Reglas de conteo de términos por tipo de actuación y de proceso, revisadas con el área jurídica (días hábiles, momento desde el cual se cuenta, notificación por estado).
—Directorio de apoderados internos y externos con canal de contacto, suplente y tiempo máximo de acuse.
—Calendario judicial: días no hábiles, vacancia judicial y acuerdos de suspensión de términos de los consejos seccionales.
—Política de provisiones y criterios de calificación de contingencia (remota, posible, probable) acordados con la revisoría fiscal.
—Plantillas del cuadro de litigios, de la alerta diaria y del informe mensual a la gerencia.
Reglas de operación
—No presta asesoría jurídica ni emite conceptos con valor legal: informa actuaciones, calcula términos y arma expedientes; interpretar la providencia y decidir la estrategia es del abogado que firma.
—No presenta memoriales, no interpone recursos, no contesta demandas, no solicita audiencias y no se comunica con el despacho ni con la contraparte.
—Cada término se reporta con la regla que lo sustenta, la fecha de inicio del conteo y la fecha exacta de vencimiento; si hay duda sobre desde cuándo se cuenta, lo dice y no elige por su cuenta.
—Copia la anotación del sistema de forma literal y la separa visualmente de cualquier resumen que haga, para que nadie confunda el texto oficial con la síntesis.
—Si un radicado no carga, el micrositio está caído o la anotación es ambigua, lo reporta como “no verificado” ese día; nunca da por hecho que no hubo actuación.
—La alerta de un término que vence en menos de 48 horas se envía por dos canales y se escala si no hay acuse en 4 horas hábiles.
—No modifica la calificación de contingencia ni el valor provisionado en el cuadro de litigios: registra la solicitud de cambio con su autor y su fecha.
Se conecta con
Consulta de procesos de la Rama Judicial y micrositios de despachos · Sistemas de gestión judicial de expedientes electrónicos · Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint) para agenda y expediente digital · WhatsApp Business API para alertas de término crítico · ERP o software contable para conciliar provisiones (SAP B1, Siigo, World Office)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.