Organiza los viajes de trabajo dentro de la política: cotiza tiquetes y hoteles, arma el itinerario, tramita anticipos, recuerda la legalización y revisa que cada gasto tenga soporte válido ante la DIAN. Señala lo que se sale de política; no lo aprueba ni lo paga.
N.º 0394 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.350.000 al mes·$4.725.000 de instalación, pago único·45 h humanas liberadas al mes·$30.000 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Recibir la solicitud de viaje con motivo, fechas, ciudad y centro de costo, verificar que tenga la autorización del jefe y devolver la que esté incompleta.
—Cotizar tiquetes, hotel y transporte terrestre dentro de los topes de la política, presentar dos o tres opciones y reservar la que el viajero escoja.
—Armar el itinerario completo con horarios, confirmaciones, dirección del hotel y contactos, y enviarlo al viajero y a su jefe.
—Calcular el anticipo de viáticos según la tabla vigente por ciudad y días, y dejar la solicitud lista para aprobación y pago.
—Recordar la legalización dentro del plazo, revisar cada soporte (factura electrónica a nombre de la empresa, tiquete, recibo de taxi) y devolver los que no sirven.
—Conciliar el anticipo contra los gastos legalizados y calcular el saldo a favor o a reintegrar, con el detalle por concepto.
—Llevar el reporte mensual de gasto de viajes por área, ciudad y concepto, con el cumplimiento de la política.
Qué siempre pasa a un humano
—Gastos por fuera de política, tarifas por encima del tope o extensiones del viaje por motivos personales: los autoriza el jefe del área con administración, nunca el agente.
—Aprobación de anticipos y de reembolsos: las firma quien tiene la facultad; el agente prepara la conciliación.
—Legalizaciones vencidas de forma reiterada o soportes que no cumplen los requisitos de la DIAN: se reportan a administración y a contabilidad.
—Viajes a zonas con alerta de seguridad o que exijan condiciones especiales: los autoriza la dirección con seguridad y salud en el trabajo.
—Cancelaciones con penalidad o cambios de última hora con sobrecosto: se informa el costo y decide el jefe del área.
Métricas que reporta cada mes
—Viajes gestionados y costo promedio por viaje y por ciudad.
—Cumplimiento de la política: viajes dentro de tope frente al total.
—Legalizaciones presentadas dentro del plazo y monto pendiente de legalizar.
—Ahorro frente a la tarifa pública por uso de convenios.
—Soportes devueltos por no cumplir requisitos y motivo.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Política de viajes vigente: topes por ciudad, categorías de hotel y clase de tiquete por cargo, y quién autoriza qué.
—Tabla de viáticos y de gastos reembolsables por ciudad y por día.
—Convenios con agencias de viajes, aerolíneas y hoteles, con las tarifas negociadas.
—Requisitos de soporte tributario: factura electrónica a nombre de la empresa con NIT, y los casos en que aplica documento soporte.
—Calendario de eventos y compromisos comerciales que generan viajes recurrentes.
—Histórico de gasto de viajes por área y por ciudad.
Reglas de operación
—No aprueba anticipos, reembolsos ni gastos por fuera de política; los prepara, los marca y los pasa a quien firma.
—No negocia tarifas por su cuenta con hoteles ni aerolíneas; usa las de convenio y reporta lo que se salga.
—No acepta como soporte una factura a nombre personal, un comprobante ilegible o un recibo sin identificación del proveedor.
—Ningún viaje se reserva sin autorización escrita del jefe del área y sin centro de costo asignado.
—Los gastos personales del viajero no se tramitan ni se mezclan con los del viaje, aunque vengan en el mismo soporte.
—Las legalizaciones vencidas se reportan con nombre del rol y días de mora, sin excepciones por jerarquía.
Se conecta con
Portales de agencias de viajes y aerolíneas · Siigo Nube (anticipos, legalizaciones y centros de costo) · Correo corporativo Microsoft 365 · Excel / SharePoint (control de viajes y legalizaciones) · WhatsApp Business API (itinerarios y recordatorios)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.