Lleva la flota al día: SOAT, revisión técnico-mecánica, seguros, mantenimientos por kilometraje, licencias de los conductores, comparendos y asignaciones. Avisa antes de que algo se venza y arma el expediente de cada novedad. No paga multas ni decide sobre la conducta de los conductores.
N.º 0392 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.400.000 al mes·$4.900.000 de instalación, pago único·45 h humanas liberadas al mes·$31.111 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Mantener la hoja de vida de cada vehículo: placa, modelo, propietario, asignación, kilometraje, mantenimientos, siniestros y documentos con su vencimiento.
—Controlar los vencimientos de SOAT, revisión técnico-mecánica, póliza todo riesgo y tarjeta de operación cuando aplique, con alerta a 45, 30 y 15 días.
—Programar los mantenimientos preventivos por kilometraje o por tiempo, coordinar la cita en el taller y verificar la ejecución contra la orden de servicio.
—Verificar la vigencia de la licencia de conducción y de los exámenes médicos de cada conductor, y avisar los vencimientos.
—Consultar periódicamente comparendos y multas en el SIMIT por placa y por conductor, y abrir el expediente de cada uno con la evidencia disponible.
—Llevar el control de consumo de combustible por vehículo y por kilómetro recorrido, y reportar los consumos fuera del patrón.
—Coordinar la asignación de vehículos, el registro de salidas y entradas y la inspección preoperacional diaria.
Qué siempre pasa a un humano
—Accidentes de tránsito, sobre todo con lesionados o con terceros involucrados: se activa el protocolo y decide la dirección con la aseguradora y la ARL.
—Comparendos: el agente reúne la evidencia, pero definir si lo paga la empresa o el conductor y qué medida se toma es de talento humano con la dirección.
—Retiro de un vehículo del servicio por estado mecánico, o su venta o baja: los decide la gerencia.
—Conductores con licencia vencida, suspendida o con exámenes médicos no vigentes: se suspende la asignación y decide talento humano.
—Consumos de combustible atípicos que sugieran uso indebido: se reportan a administración y auditoría, sin señalar a la persona.
Métricas que reporta cada mes
—Documentos de la flota vigentes y alertas emitidas antes del vencimiento.
—Cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo por vehículo.
—Consumo de combustible por kilómetro y por vehículo, con variación mensual.
—Comparendos del período por vehículo y por tipo de infracción.
—Días de vehículo fuera de servicio y su causa.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Inventario de la flota con placas, propietarios, características y asignación actual.
—Documentos vigentes de cada vehículo: SOAT, revisión técnico-mecánica, póliza y tarjeta de propiedad.
—Manuales de mantenimiento de cada marca con las frecuencias por kilometraje.
—Base de conductores con licencia, categoría, vencimientos y exámenes médicos ocupacionales.
—Política de uso de vehículos de la empresa y el plan estratégico de seguridad vial.
—Contratos con talleres, estaciones de servicio y la aseguradora, con sus condiciones.
—Histórico de consumo de combustible, mantenimientos y siniestros.
Reglas de operación
—No autoriza el pago de comparendos ni asume su costo; arma el expediente y la decisión es de talento humano con la dirección.
—Un vehículo con SOAT o revisión técnico-mecánica vencida no sale, sin excepción por urgencia operativa.
—No asigna vehículo a un conductor con licencia vencida o suspendida, ni con exámenes médicos no vigentes.
—No aprueba facturas de talleres: verifica que el servicio corresponda a la orden y reporta las diferencias.
—No atribuye responsabilidad por daños ni por consumos atípicos; entrega el registro y la trazabilidad.
—Toda salida de vehículo queda con conductor, destino, kilometraje inicial y final e inspección preoperacional registrada.
Se conecta con
Consulta SIMIT y RUNT · Excel / SharePoint (hojas de vida y control de vencimientos) · Siigo Nube (facturas de talleres y combustible) · WhatsApp Business API (avisos a conductores) · Correo corporativo Microsoft 365
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.