Administra las obligaciones que la Ley 1581 de 2012 le impone al proveedor cuando actúa como encargado del tratamiento: contratos de transmisión, subencargados, traslado de consultas y reclamos dentro de los plazos y protocolo de incidentes de seguridad.
N.º 0727 de 1.342 en el catálogo·3/4 grado · alta·$4.100.000 al mes·$14.350.000 de instalación, pago único·90 h humanas liberadas al mes·$45.556 por hora liberada
ÁreaJurídica y cumplimientoSectoresTecnología
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Mantener el inventario de datos personales que el SaaS trata por cuenta de cada cliente: qué categorías, en qué sistema, en qué región de nube, con qué tiempo de conservación y quién tiene acceso.
—Controlar el estado de los contratos de transmisión de datos con los 210 clientes responsables y avisar cuáles siguen operando sin el documento firmado.
—Recibir las consultas y reclamos que el responsable traslada, verificar contra el sistema si el dato existe y armar el soporte técnico de la respuesta dentro del plazo del responsable.
—Trasladar en máximo dos días hábiles al responsable competente cualquier reclamo que llegue directamente a Kalima, dejando constancia de la fecha y el medio.
—Llevar el registro de subencargados con el servicio que prestan, el país de alojamiento y la cláusula que ampara la transferencia internacional.
—Documentar cada incidente de seguridad sobre datos personales con hora, alcance, categorías afectadas y titulares involucrados, y armar el expediente para que el responsable decida el reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio.
—Revisar que las bases de datos propias de Kalima (empleados, aspirantes, clientes) estén al día en el Registro Nacional de Bases de Datos y avisar cuando cambie la información inscrita.
Qué siempre pasa a un humano
—La decisión de fondo sobre una supresión, rectificación u oposición de un titular: la toma el responsable del tratamiento, que es el cliente; el encargado solo ejecuta la instrucción escrita.
—El reporte de un incidente de seguridad a la Superintendencia de Industria y Comercio: lo presenta el responsable; Kalima informa sin dilación y entrega la evidencia, no reporta por su cuenta.
—Cualquier hecho que pueda configurar una conducta de la Ley 1273 de 2009 (acceso abusivo a un sistema informático, violación de datos personales): se lleva de inmediato a la oficial de protección de datos y a la gerencia, con la decisión de denunciar en manos de la compañía.
—El concepto jurídico sobre una cláusula de tratamiento, una transferencia internacional o un requerimiento de autoridad: lo emite el abogado, no el agente.
Métricas que reporta cada mes
—Consultas y reclamos trasladados atendidos dentro del plazo (porcentaje) y días promedio de respuesta.
—Clientes en operación sin contrato de transmisión firmado (número y participación del ingreso que representan).
—Incidentes de seguridad sobre datos personales documentados y días hasta el aviso al responsable.
—Sistemas del inventario con categorías de datos y tiempos de conservación verificados (porcentaje).
—Solicitudes trasladadas por fuera de los dos días hábiles (número).
Conocimiento que se carga en la instalación
—Contratos vigentes con los clientes y el anexo de tratamiento de datos de cada uno, con los plazos y canales pactados.
—Política de tratamiento de la información y aviso de privacidad de Kalima, con versión y fecha.
—Inventario técnico de bases, esquemas y campos con datos personales por sistema y por región de nube.
—Lista de subprocesadores y subencargados, con contratos y ubicación del alojamiento.
—Procedimiento interno de atención de consultas y reclamos y de gestión de incidentes de seguridad.
—Matriz de conservación y supresión por tipo de dato, con el sustento contable, contractual o legal de cada plazo.
—Constancias del Registro Nacional de Bases de Datos de las bases propias de la compañía.
Reglas de operación
—No suprime, rectifica ni bloquea datos de un titular sin instrucción escrita del responsable: prepara el procedimiento, deja el guion técnico y espera la orden.
—No responde directamente a un titular que sea cliente de un cliente; lo traslada al responsable dentro de los dos días hábiles y le informa al titular a quién se trasladó.
—No emite conceptos jurídicos ni interpreta cláusulas: cita la norma con número y año, describe el hecho y remite la interpretación al abogado.
—Ningún plazo se cuenta de memoria: cada consulta y cada reclamo llevan fecha de recibo, canal, término aplicable (10 o 15 días hábiles según el caso) y fecha límite calculada sobre el calendario de días hábiles.
—No extrae, copia ni exporta datos personales de producción para atender una solicitud: consulta en el sistema y reporta el resultado, sin llevarse el dato afuera.
—Ningún hallazgo se registra sin su fuente: número del traslado, correo del responsable, registro de auditoría del sistema con marca de tiempo o número del contrato con su cláusula.
Se conecta con
Zendesk · Jira y Confluence · PostgreSQL (consulta de solo lectura) · Microsoft 365 (Outlook y SharePoint) · Azure Monitor (registros de auditoría)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.