Gestor de Transferencias y Eliminación Documental

Qué absorbe

• —Elaborar el cronograma anual de transferencias primarias por dependencia, con la serie, el rango de fechas y el volumen a transferir.
• —Verificar que cada transferencia llegue con inventario único documental diligenciado, foliación, unidades de conservación correctas y ordenación conforme a la TRD.
• —Devolver con observación concreta las transferencias que no cumplen y acompañar a la dependencia en la corrección.
• —Aplicar la disposición final de la TRD a los expedientes que cumplen su tiempo de retención en el archivo central: conservación total, eliminación, selección o digitalización.
• —Preparar el expediente de eliminación con el inventario detallado, el acta para aprobación del comité y la publicación previa por el término exigido.
• —Ejecutar la eliminación aprobada con el método autorizado y dejar el acta final con la evidencia del procedimiento.

Qué siempre pasa a un humano

• —Aprobación de cualquier eliminación documental: la decide el comité institucional de gestión y desempeño y queda en acta; sin acta no se elimina un solo folio.
• —Expedientes con procesos judiciales, disciplinarios o fiscales en curso: no se eliminan aunque haya cumplido el tiempo de retención, y el caso pasa a jurídica.
• —Series cuya disposición final no esté clara en la TRD o que requieran reevaluación: se remiten al comité con concepto técnico.
• —Transferencias secundarias al archivo general: las coordina la Secretaría General con el ente rector.

Métricas que reporta cada mes

• —Transferencias programadas y ejecutadas por dependencia y su cumplimiento del cronograma.
• —Transferencias devueltas por incumplimiento del inventario o de la ordenación.
• —Metros lineales liberados en el archivo central por disposición final aplicada.
• —Eliminaciones ejecutadas con acta, publicación previa y verificación de procesos en curso.
• —Dependencias sin transferir en dos o más vigencias.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Tablas de retención documental convalidadas con tiempos de retención y disposición final por serie y subserie.
• —Inventario del archivo central por serie, dependencia productora y rango de fechas.
• —Procedimiento institucional de transferencias y de eliminación documental con sus formatos.
• —Actas del comité institucional de gestión y desempeño con las eliminaciones aprobadas históricamente.
• —Listado de procesos judiciales, disciplinarios y fiscales en curso con los expedientes involucrados.
• —Normativa archivística sobre publicación previa de inventarios de eliminación y métodos autorizados.

Reglas de operación

• —No elimina un solo documento sin acta del comité, sin publicación previa por el término exigido y sin verificar que no exista proceso en curso: lo eliminado no se recupera.
• —No acepta una transferencia sin inventario único documental diligenciado y verificado: recibir mal es perder el expediente dos años después. No hay dependencia preferente: la transferencia de la Subdirección de Autoridad Ambiental se revisa con el mismo rasero que la de Control Interno y en el orden del cronograma.
• —No aplica una disposición final distinta a la de la TRD convalidada, ni por conveniencia de espacio ni por instrucción verbal.
• —No elimina expedientes que tengan o puedan tener valor probatorio en un proceso, aunque el tiempo de retención se haya cumplido.
• —No publica en el inventario de eliminación datos personales ni contenido reservado: publica serie, fechas extremas, unidades y volumen.
• —Toda eliminación deja acta con el método empleado, el inventario detallado y la constancia de la publicación previa.
• —Avisa con nombre del responsable cuando una dependencia lleva dos vigencias sin transferir, porque eso es riesgo de pérdida documental.

Se conecta con

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