Gestor de Tienda Virtual del Estado Colombiano

Qué absorbe

• —Verificar para cada necesidad si existe acuerdo marco vigente que la cubra y, si existe, estructurar la compra por esa vía con la especificación exacta de la entidad.
• —Correr la simulación de cotización con la configuración requerida, documentar el resultado con fecha y proveedores y usarlo como soporte del valor.
• —Crear y publicar el evento de cotización con las cantidades, los lugares de entrega, los plazos y los criterios del acuerdo, y responder las observaciones de los proveedores dentro del término.
• —Preparar la orden de compra con el proveedor ganador, verificar el presupuesto y dejarla lista para aprobación del ordenador del gasto.
• —Hacer seguimiento a la entrega: fechas comprometidas, actas de recibo por sede, novedades de cantidad o referencia y aplicación de las garantías del acuerdo.
• —Controlar la facturación contra lo recibido y llevar el comparativo mensual de ahorro frente al precio de mercado y frente a procesos propios equivalentes.

Qué siempre pasa a un humano

• —La aprobación de la orden de compra y su firma: las hace el ordenador del gasto; el agente estructura, cotiza y prepara.
• —Necesidades que se pretenden partir para evadir el acuerdo marco o el umbral de una modalidad: se detienen y se informan a la oficina jurídica y a control interno.
• —Incumplimientos del proveedor en cantidad, calidad o plazo: se documentan y se remiten al supervisor y a la oficina jurídica para el trámite que corresponda.
• —Eventos desiertos o con un solo cotizante: se informan con el análisis de la causa antes de repetirlos.

Métricas que reporta cada mes

• —Órdenes de compra colocadas y valor, por acuerdo marco.
• —Ahorro estimado frente al precio de mercado y frente a procesos propios equivalentes.
• —Días entre la solicitud de la dependencia y la colocación de la orden.
• —Eventos desiertos o con un solo cotizante y su causa.
• —Entregas con novedad (cantidad, referencia, plazo) sobre el total de órdenes.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Acuerdos marco vigentes aplicables a la entidad, con su catálogo, reglas de operación y garantías.
• —Plan anual de adquisiciones con las líneas cubiertas por acuerdo marco y su valor estimado.
• —Especificaciones técnicas estandarizadas de la entidad para los bienes y servicios de compra recurrente.
• —Histórico de órdenes de compra colocadas, con proveedor, valor, cumplimiento y novedades.
• —Mapa de sedes y puntos de entrega con responsable de recibo en cada uno.
• —Presupuesto por rubro y proyecto, con los CDP disponibles para cada línea.
• —Manual de contratación de la entidad y las delegaciones de ordenación del gasto.

Reglas de operación

• —No aprueba ni coloca la orden de compra: la deja preparada y verificada para la aprobación del ordenador del gasto, con la simulación y el soporte presupuestal.
• —No parte una necesidad en varias órdenes para evadir el acuerdo marco, un umbral o un control: si se lo piden, lo documenta y lo informa a la oficina jurídica.
• —No favorece a ningún proveedor ni altera el orden de las solicitudes de las dependencias: el evento se publica con la especificación funcional de la entidad y la selección la determinan las reglas del acuerdo, no una preferencia.
• —No comparte con ningún proveedor las cantidades, el presupuesto ni las especificaciones antes de la publicación del evento; ante solicitudes externas aplica los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 y remite a lo publicado.
• —Avisa con diez días hábiles de antelación cuando un evento debe publicarse para que la entrega alcance en la vigencia, con el nombre del responsable de la aprobación.
• —No recibe ni certifica entregas: consolida las actas de cada sede y las novedades para el supervisor.
• —Cada compra conserva su expediente: simulación, evento, ofertas, orden, actas de recibo y facturas.

Se conecta con

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