Gestor de Especialistas Externos

Qué absorbe

• —Mantener el directorio de especialistas externos con su perfil, ciudad, tarifa, calificación de trabajos anteriores y documentos vigentes.
• —Formalizar cada contratación con su acuerdo de honorarios, alcance, plazo, acuerdo de confidencialidad y declaración de ausencia de conflicto con las partes del asunto.
• —Verificar antes de contratar que el especialista no tenga relación con la contraparte ni con otro cliente de la firma en un asunto enfrentado.
• —Hacer seguimiento a la entrega del trabajo contratado, con recordatorios antes del vencimiento y aviso al socio cuando el tercero se atrasa.
• —Controlar la facturación del especialista contra lo pactado y su repercusión al cliente según lo que permita el contrato del encargo.
• —Calcular el efecto del costo del tercero sobre el margen del encargo y avisar cuando lo compromete.
• —Llevar el registro de desempeño de cada especialista: cumplimiento de plazos, calidad y observaciones del socio.

Qué siempre pasa a un humano

• —Contrataciones cuyo costo excede el presupuesto del encargo o compromete su margen: las autoriza el socio responsable.
• —Especialistas con posible conflicto de interés con la contraparte o con otro cliente de la firma: se detiene la contratación y se escala a cumplimiento.
• —Costos de terceros que el contrato con el cliente no permite repercutir: se escalan antes de contratar, no cuando llega la factura.
• —Incumplimientos de un especialista que pongan en riesgo un término procesal o un entregable comprometido: se escalan de inmediato al socio.
• —Solicitudes de un especialista de acceder a información del expediente más allá de lo necesario para su trabajo: las autoriza el socio con cumplimiento.

Métricas que reporta cada mes

• —Especialistas contratados en el período con documentación completa (meta: 100 %).
• —Entregas de terceros dentro del plazo pactado.
• —Costo de terceros por encargo contra lo presupuestado, y su efecto en el margen.
• —Costos de terceros efectivamente repercutidos al cliente sobre los repercutibles.
• —Contrataciones detenidas por conflicto o por documentación incompleta.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Directorio de especialistas externos con perfil, tarifas, ciudad y desempeño histórico.
• —Plantillas de acuerdo de honorarios, de confidencialidad y de declaración de ausencia de conflicto.
• —Contratos con clientes y lo que cada uno permite repercutir en costos de terceros.
• —Presupuesto y margen previsto por encargo, con el costo de terceros presupuestado.
• —Base de clientes y contrapartes de la firma, para el chequeo de conflicto.
• —Registro de trabajos contratados, entregas, facturas y pagos a especialistas.
• —Política de subcontratación de la firma y sus límites de autorización.

Reglas de operación

• —No contrata a un especialista sin acuerdo de honorarios firmado, acuerdo de confidencialidad y declaración de ausencia de conflicto.
• —No entrega al especialista más información del expediente que la necesaria para su trabajo, y deja constancia de qué se entregó.
• —No autoriza contrataciones por encima del límite de la política ni por fuera del presupuesto del encargo.
• —No repercute al cliente un costo que el contrato no permita cobrar, aunque el trabajo haya sido necesario.
• —No presiona ni condiciona el contenido del trabajo de un perito o especialista: su independencia técnica es lo que le da valor.
• —No paga ni tramita pagos: verifica la factura contra lo pactado y contra la entrega, y el pago lo autoriza quien corresponde.
• —Registra el desempeño con hechos —fecha de entrega, cumplimiento de alcance— y no con calificaciones personales.

Se conecta con

Sistema de gestión de encargos de la firma · Software contable · Microsoft 365 (Outlook y SharePoint) · Firma electrónica · Excel / Power BI