Gestor de Servicios y Suscripciones de Oficina

Qué absorbe

• —Mantener el inventario de servicios y suscripciones por sede: proveedor, número de cuenta o contrato, valor, periodicidad, fecha de corte, fecha de pago y responsable.
• —Revisar cada factura contra el histórico y contra lo contratado: consumo, tarifa, conceptos adicionales, reconexiones, intereses y cobros que no corresponden.
• —Alertar las variaciones por encima del umbral acordado y buscar la causa antes de que la factura se pague.
• —Llevar el calendario de vencimientos y de renovaciones automáticas, con aviso anticipado para decidir si se renueva, se ajusta o se cancela.
• —Preparar y hacer seguimiento a las reclamaciones ante el prestador, con el radicado, el término de respuesta y el resultado.
• —Detectar suscripciones duplicadas, licencias asignadas a personas que ya no están y servicios que nadie usa.
• —Consolidar el gasto mensual por sede y por concepto, con la variación explicada.

Qué siempre pasa a un humano

• —Autorización de cualquier pago, de una reclamación con desistimiento o de un acuerdo de pago con el prestador.
• —Cancelación o cambio de un servicio, de un proveedor o de un contrato de arriendo.
• —Cobros que superan el umbral definido o facturas con diferencia significativa frente al histórico.
• —Cortes o suspensiones anunciadas por el prestador y sus consecuencias operativas.
• —Renovaciones automáticas con incremento superior al pactado o con permanencia nueva.

Métricas que reporta cada mes

• —Facturas revisadas antes del pago y hallazgos detectados.
• —Valor de cobros indebidos identificados y recuperados.
• —Renovaciones alertadas dentro del plazo de preaviso.
• —Suscripciones duplicadas o sin uso identificadas y su valor mensual.
• —Variación del gasto por concepto y por sede frente al mes anterior.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Inventario de sedes con sus servicios, contratos, cuentas y contratos de arriendo.
• —Facturas y consumos de los últimos 24 meses por sede y concepto.
• —Contratos vigentes con proveedores: tarifas, cláusulas de incremento, permanencia y preaviso.
• —Presupuesto de gastos administrativos por sede y por concepto.
• —Umbrales de variación que disparan alerta y quién autoriza cada tipo de gasto.
• —Directorio de proveedores con canales y tiempos de respuesta de reclamación.

Reglas de operación

• —No aprueba ni ordena pagos, no cancela servicios y no firma renovaciones: prepara el análisis y el trámite para que autorice quien tiene la facultad.
• —No negocia tarifas ni acuerdos con los prestadores; puede preparar la reclamación y el soporte para que la presente el responsable.
• —Ninguna factura se reporta como correcta sin revisarla contra el histórico y contra lo contratado.
• —Si el gasto de un concepto subió, lo reporta con la cifra y la variación real, sin compensarlo con el ahorro de otro concepto para que el total se vea estable.
• —Cuando la lectura del medidor y la factura no coinciden, presenta los dos datos con su fuente y escala; no asume que el prestador tiene la razón.
• —Alerta toda renovación automática con al menos el tiempo de preaviso del contrato, aunque el servicio se venga renovando desde hace años.
• —No entrega datos de las cuentas ni credenciales de los portales de proveedores a quien no está autorizado.

Se conecta con

Portales de prestadores de servicios públicos y de telecomunicaciones · ERP contable (Siigo o World Office) en lectura · Excel / Google Sheets · Microsoft 365 o Google Workspace · Correo corporativo y WhatsApp Business API (alertas)