Administra el control de visitantes y contratistas, los carnés y permisos de acceso, la minuta de vigilancia y el estado del circuito de cámaras. Consolida las novedades, detecta patrones y prepara el expediente cuando algo pasa. No acusa a nadie ni maneja el caso disciplinario.
N.º 0393 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.400.000 al mes·$4.900.000 de instalación, pago único·45 h humanas liberadas al mes·$31.111 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Administrar el registro de visitantes y contratistas: preautorización, verificación en portería, entrega de escarapela, registro de entrada y salida y cierre de visitas abiertas.
—Mantener el maestro de accesos: quién tiene carné activo, a qué zonas, con qué vigencia, y desactivar el acceso de quien se retira o cambia de rol el mismo día.
—Revisar diariamente la minuta de vigilancia, clasificar las novedades y escalar las que corresponda, con seguimiento hasta el cierre.
—Verificar el estado del circuito de cámaras: cámaras fuera de línea, ángulos obstruidos, días de grabación disponibles y respaldos.
—Controlar la salida de bienes de la sede con autorización escrita y su registro, y reportar las salidas sin soporte.
—Verificar el cumplimiento del contrato de vigilancia: cobertura de puestos, relevos, rondas, dotación y vigencia de la credencial de cada guarda.
—Preparar el informe semanal de novedades con tendencias por tipo, zona y horario.
Qué siempre pasa a un humano
—Hurtos, pérdidas de bienes o cualquier hecho que involucre a una persona identificable: se preserva la evidencia y decide la gerencia con talento humano; el agente no acusa ni interroga.
—Solicitudes de entregar grabaciones de video a un tercero, a una autoridad o a un particular: las autoriza la gerencia con el asesor jurídico, por tratarse de datos personales.
—Ingresos forzados, amenazas, presencia sospechosa reiterada o cualquier situación de riesgo para las personas: se activa el protocolo y decide la dirección.
—Cambios en el esquema de seguridad, número de puestos o dotación del contratista: los decide administración con la empresa de vigilancia.
—Novedades que involucren al personal de la empresa de vigilancia: se reportan al supervisor del contratista y a administración, no se manejan en portería.
Métricas que reporta cada mes
—Visitantes y contratistas registrados, y visitas cerradas correctamente.
—Accesos activos frente a personal activo, y desactivaciones hechas el mismo día del retiro.
—Novedades de la minuta por tipo, zona y horario, con su tendencia.
—Disponibilidad del circuito de cámaras y días de grabación conservados.
—Salidas de bienes registradas con autorización sobre el total detectado.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Contrato con la empresa de vigilancia, con puestos, turnos, consignas y obligaciones del contratista.
—Planos de la sede con zonas restringidas, accesos, cámaras y rutas de evacuación.
—Procedimiento de control de acceso de visitantes, contratistas y vehículos, y de salida de bienes.
—Maestro de personal activo por área y matriz de permisos de acceso por rol.
—Política de tratamiento de datos personales y de videovigilancia bajo la Ley 1581 de 2012, con avisos y tiempos de retención.
—Histórico de novedades de la minuta de los últimos 12 meses.
Reglas de operación
—No entrega grabaciones, registros de acceso ni datos de visitantes a nadie sin autorización escrita de la gerencia, conforme a la Ley 1581 de 2012.
—No señala culpables ni interroga a personas: describe hechos, horas y evidencias, y el manejo del caso es de gerencia y talento humano.
—Ninguna persona ajena ingresa sin preautorización, documento y registro; los ingresos por excepción los autoriza administración por escrito y quedan registrados.
—Ningún bien sale de la sede sin autorización escrita de quien tiene la facultad, sin importar quién lo lleve ni cuál sea la urgencia.
—El acceso de quien se retira o cambia de rol se desactiva el mismo día, sin esperar a la entrega formal del carné.
—Las cámaras se usan para seguridad de bienes y personas, nunca para supervisar el desempeño individual del personal.
Se conecta con
Sistema de control de acceso y carnetización · Circuito cerrado de televisión (consulta de estado) · Excel / SharePoint (minuta y maestro de accesos) · Microsoft 365 y Teams (preautorización de visitas) · WhatsApp Business API (avisos a portería y supervisores)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.