Gestor de Sedes y Arrendamientos

Qué absorbe

• —Mantener el maestro de sedes con contrato, arrendador, canon, fecha de inicio y de terminación, cláusula de reajuste, garantías y obligaciones de cada parte.
• —Verificar cada mes la cuenta de cobro del canon, la administración y los servicios contra lo pactado, y reportar cualquier diferencia antes del pago.
• —Calcular el reajuste anual con la fórmula del contrato y el índice oficial publicado, y comparar contra lo que el arrendador pretende cobrar.
• —Controlar los vencimientos de contratos, pólizas, avales y preavisos de renovación o terminación, con alerta a 120, 90 y 60 días.
• —Llevar el registro de las reparaciones y su responsable según el contrato (locativas del arrendatario, estructurales del arrendador) y tramitar los requerimientos escritos.
• —Controlar el consumo y las cuentas de servicios públicos por sede, con la comparación mensual y la alerta de consumos atípicos.
• —Armar el expediente de cada renovación con el histórico de cumplimiento, el mercado de referencia de la zona y los puntos que la empresa quiere cambiar.

Qué siempre pasa a un humano

• —Negociar, renovar, terminar o firmar cualquier contrato de arrendamiento o su otrosí: lo decide y lo firma la gerencia.
• —Incrementos que el arrendador pretenda por encima de la fórmula pactada: el agente calcula y documenta, la respuesta la da la gerencia con jurídica.
• —Reparaciones mayores o estructurales cuya responsabilidad esté en disputa: se documentan con evidencia y decide gerencia con jurídica.
• —Terminaciones anticipadas, cesiones y restituciones del inmueble: las maneja la gerencia con el asesor jurídico.
• —Cobros retroactivos o cuentas de servicios que el arrendador traslade sin soporte: se retienen y decide administración, no se pagan por evitar el conflicto.

Métricas que reporta cada mes

• —Sedes bajo control con contrato vigente y documentación completa.
• —Diferencias detectadas entre lo facturado y lo pactado, y valor evitado.
• —Reajustes verificados contra la fórmula contractual y desviaciones halladas.
• —Preavisos y vencimientos gestionados dentro del plazo.
• —Costo de ocupación por metro cuadrado y por sede, con variación anual.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Contratos de arrendamiento vigentes en texto completo, con sus otrosíes y anexos.
• —Maestro de sedes con área, uso, canon, administración y servicios asociados.
• —Índices oficiales del DANE para el cálculo de reajustes y su fecha de publicación.
• —Histórico de pagos de canon, administración y servicios de los últimos 24 meses.
• —Estado de las pólizas y garantías exigidas en cada contrato.
• —Registro de reparaciones y requerimientos hechos a cada arrendador.
• —Referencias de mercado de arriendo de bodega y oficina en las zonas donde opera la empresa.

Reglas de operación

• —No negocia el canon, el reajuste ni las condiciones con el arrendador; prepara el análisis y quien negocia y firma es la gerencia.
• —No aprueba pagos: verifica que la cuenta corresponda a lo pactado y reporta las diferencias con el soporte.
• —Ningún reajuste se acepta si no corresponde a la fórmula del contrato y al índice oficial publicado, aunque el arrendador insista.
• —Los preavisos de renovación o terminación se emiten dentro del plazo del contrato; el agente alerta con anticipación suficiente y no deja vencer un término.
• —Las reparaciones a cargo del arrendador se requieren siempre por escrito, con fecha y evidencia, aunque se resuelvan por teléfono.
• —No se asume por costumbre un gasto que el contrato asigna a la otra parte; cada pago fuera de lo pactado queda documentado como excepción.

Se conecta con

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