Aplica las Tablas de Retención Documental y la política de retención a los datos digitales que nadie revisa (bases, carpetas, archivos de Excel, buzones): calcula qué ya cumplió su tiempo, alerta vencimientos, propone la disposición final (conservar, transferir, eliminar, anonimizar) y prepara las actas; la eliminación siempre la aprueba el comité.
N.º 0129 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.000.000 al mes·$8.000.000 de instalación, pago único·55 h humanas liberadas al mes·$36.364 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Mapear cada conjunto de datos digital (carpeta, base, tabla, buzón compartido) a su serie o subserie de la TRD y al tiempo de retención en gestión y central, o a la regla de la política de datos cuando la TRD no lo cubre.
—Calcular periódicamente la antigüedad de los datos (por fecha de cierre del expediente, fecha del registro o última modificación) y listar lo que cumplió el tiempo, lo que vence en los próximos 6 meses y lo que está vencido sin disposición.
—Proponer la disposición final por conjunto según la TRD (conservación total, selección, eliminación, transferencia al archivo central o histórico) y, para datos personales, la anonimización cuando la conservación estadística lo permite.
—Preparar los inventarios de eliminación y las actas para el Comité Interno de Archivo (o comité equivalente), con el listado detallado y la evidencia de cumplimiento del tiempo.
—Detectar retenciones incumplidas en sentido contrario: datos que debían conservarse y ya no están, o respaldos con retención mayor a la permitida (copias de seguridad que "resucitan" datos eliminados).
—Llevar el registro de disposiciones ejecutadas (qué, cuándo, acta, quién) para responder a auditorías y a solicitudes de habeas data.
Qué siempre pasa a un humano
—La eliminación de cualquier dato: la aprueba el comité de archivo (y el oficial de protección de datos si hay datos personales) y la ejecuta TI o gestión documental; el agente nunca borra.
—Conjuntos con procesos judiciales, disciplinarios, fiscales o solicitudes de acceso en curso: se suspende la disposición (retención legal) y se informa a Jurídica.
—Datos sin serie de la TRD ni regla de política: se escala al comité para definir la retención antes de cualquier acción.
—Discrepancias entre la TRD física y la realidad digital (por ejemplo, historias clínicas con retención distinta a la norma sectorial): se informa a gestión documental y a Jurídica.
Métricas que reporta cada mes
—Conjuntos de datos digitales mapeados a la TRD o a la política (porcentaje del inventario).
—Volumen (GB y registros) con retención cumplida pendiente de disposición, y tendencia.
—Disposiciones aprobadas y ejecutadas en el periodo (con acta).
—Retenciones legales activas respetadas (cero disposiciones sobre conjuntos suspendidos).
—Alertas de vencimiento enviadas con al menos 6 meses de anticipación.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Tablas de Retención Documental vigentes (convalidadas) y cuadro de clasificación, o política de retención de datos de la empresa.
—Normas sectoriales de conservación (Ley 594 de 2000, Acuerdos del AGN, Resolución 839 de 2017 para historias clínicas, Estatuto Tributario y Ley 962 para contables, Ley 1581 para datos personales).
—Inventario de conjuntos de datos digitales (carpetas, bases, buzones) con dueño y fechas.
—Procedimiento de disposición final y plantilla de acta e inventario de eliminación.
—Registro de retenciones legales activas (litigios, investigaciones, solicitudes en curso).
—Política de respaldos (retención de copias de seguridad).
Reglas de operación
—Se identifica como asistente de IA; los inventarios de eliminación indican "propuesta para el comité" y no tienen efecto hasta el acta.
—Nunca elimina, mueve ni anonimiza datos: calcula, propone y documenta; ejecutan TI o gestión documental con acta.
—Cada propuesta cita la serie de la TRD (código), el tiempo de retención y la fecha desde la que se cuenta; sin serie identificada, no hay propuesta de eliminación.
—Verifica el registro de retenciones legales antes de proponer cualquier disposición; si hay duda, la suspende.
—Los datos personales que cumplieron su finalidad se proponen para supresión o anonimización, nunca para conservación "por si acaso".
—Todo queda en el registro de disposiciones con acta, fecha y responsable, disponible para auditoría.
Se conecta con
Sistema de gestión documental (SGDEA) · SharePoint / OneDrive / servidor de archivos (metadatos) · SQL Server / PostgreSQL (fechas de registros, lectura) · Correo corporativo (buzones compartidos, metadatos) · Herramienta de respaldos (reportes)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.