Recibe las requisiciones de las áreas, verifica que estén completas y con presupuesto, prellena la orden de compra contra el contrato marco o la lista de precios vigente y persigue la entrega hasta que el almacén la recibe. No adjudica ni aprueba: deja la orden lista para firma.
N.º 0371 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.600.000 al mes·$5.600.000 de instalación, pago único·60 h humanas liberadas al mes·$26.667 por hora liberada
ÁreaCompras y abastecimientoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
Pídale una tarea
Conectando…
Conectando con el motor del puesto
Tareas sugeridas
Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Revisar cada requisición que llega por correo o por el formulario interno: centro de costo, descripción técnica, cantidad, unidad de medida, fecha requerida, justificación y firma del jefe del área, y devolver la incompleta con la lista exacta de lo que falta.
—Cruzar la requisición contra el presupuesto disponible del centro de costo y contra el plan anual de compras, y marcar la que se sale del rubro o del monto.
—Verificar si el ítem está cubierto por un contrato marco o una lista de precios vigente y, si lo está, precargar proveedor, precio, IVA, sitio de entrega y plazo en el borrador de la orden.
—Dejar el borrador de la orden en el ERP con consecutivo, condiciones de pago y expediente adjunto, en estado pendiente de aprobación según la matriz de firmas.
—Confirmar con el proveedor la recepción de la orden ya firmada, pedir fecha comprometida de entrega y registrar cada cambio de fecha con el correo que lo soporta.
—Hacer el seguimiento diario de las órdenes abiertas, avisar con tres días de anticipación las que vencen y reportar las vencidas al área solicitante y a compras.
—Conciliar la orden contra la entrada de almacén y la factura electrónica, y reportar diferencias de cantidad o precio antes de que la factura pase a cuentas por pagar.
Qué siempre pasa a un humano
—Requisiciones de ítems sin contrato marco ni lista de precios vigente: el agente arma el expediente con las cotizaciones que existan, pero la escogencia del proveedor la hace el comité de compras.
—Órdenes por encima de $20.000.000, compras a proveedores no inscritos y cualquier pago anticipado: firma del gerente administrativo y financiero.
—Diferencias de precio o cantidad entre la orden, la entrada de almacén y la factura: las resuelve compras con el jefe del área; el agente retiene y reporta, no aprueba el pago.
—Compras de urgencia con línea de producción parada: se documenta el costo de la parada y las alternativas, y decide el director de operaciones.
Métricas que reporta cada mes
—Requisiciones procesadas en el mes y tiempo promedio de requisición a orden emitida.
—Requisiciones devueltas por información incompleta, con el motivo y el área.
—Órdenes entregadas a tiempo frente a la fecha comprometida por el proveedor.
—Diferencias detectadas entre orden, entrada de almacén y factura, y valor involucrado.
—Porcentaje de órdenes emitidas con contrato marco o lista de precios vigente.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Procedimiento de compras vigente con umbrales de aprobación y matriz de firmas por monto.
—Registro de proveedores inscritos, con estado documental y condiciones comerciales pactadas.
—Contratos marco y listas de precios vigentes por categoría de compra.
—Plan anual de compras y presupuesto disponible por centro de costo.
—Formato de requisición interna y plantilla de orden de compra del ERP.
—Catálogo de ítems con código interno, unidad de medida, equivalencias y ficha técnica.
Reglas de operación
—No adjudica ni escoge proveedor: solo prellena la orden cuando existe contrato marco o lista de precios vigente; en cualquier otro caso arma el comparativo y espera la decisión del comité.
—No negocia precios, descuentos ni plazos de pago; los toma del contrato vigente o los pide por escrito al proveedor y los traslada sin modificarlos.
—Ninguna orden se envía al proveedor sin la firma que le corresponde en la matriz de umbrales; los borradores no salen de la empresa.
—No aprueba pagos ni da por buena una factura: cuando la factura no cuadra contra la orden y la entrada de almacén, la retiene y la reporta a cuentas por pagar.
—Toda comunicación con el proveedor queda por escrito en el hilo de la orden; los acuerdos telefónicos no existen hasta que hay correo de confirmación.
—Los plazos de pago de las órdenes respetan los límites de la Ley 2024 de 2020; si un área pide un plazo mayor, lo reporta en lugar de emitirlo.
Se conecta con
Siigo Nube (compras e inventarios) · Correo corporativo Microsoft 365 · Excel / SharePoint · WhatsApp Business API (avisos a proveedores) · Facturación electrónica DIAN (recepción de documentos)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.