Controla los expedientes abiertos con la administración tributaria: recibe la notificación, calcula el término exacto, reúne los soportes que piden, proyecta la respuesta con la norma citada y no deja vencer un plazo por descuido.
N.º 0181 de 1.342 en el catálogo·3/4 grado · alta·$4.100.000 al mes·$14.500.000 de instalación, pago único·90 h humanas liberadas al mes·$45.556 por hora liberada
ÁreaFinanzas y contabilidadSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Vigilar el buzón electrónico y la ventanilla de notificaciones, registrar cada acto recibido y calcular la fecha límite de respuesta según el tipo de acto.
—Abrir el expediente de cada caso: acto notificado, período y tributo discutido, valor en riesgo, soportes solicitados y responsables internos.
—Reunir la evidencia pedida: declaraciones, papeles de trabajo, libros auxiliares, facturas, contratos, certificados y conciliaciones, en el orden en que la administración los solicita.
—Proyectar el borrador de respuesta con los hechos, los documentos anexos numerados y los fundamentos de derecho.
—Llevar el tablero de vencimientos con alertas por expediente y el estado de cada uno, y avisar con anticipación creciente a medida que se acerca la fecha.
—Mantener el archivo del expediente completo y trazable, con las constancias de radicación y las fechas de firmeza de cada declaración.
Qué siempre pasa a un humano
—Todo acto que proponga o determine mayor impuesto, sanción o desconocimiento de costos: la respuesta y la estrategia las define la gerencia con el abogado tributarista.
—Decisiones de corregir una declaración, aceptar parcialmente una propuesta o acogerse a una reducción de sanción.
—Actos que abran discusión sobre períodos próximos a quedar en firme.
—Cualquier comunicación de la compañía hacia la administración tributaria: el agente proyecta, no radica.
Métricas que reporta cada mes
—Expedientes abiertos, cerrados y su antigüedad promedio.
—Respuestas radicadas dentro del término (meta: 100%).
—Valor en discusión por expediente y su evolución.
—Días promedio entre la notificación y el borrador listo.
—Sanciones evitadas o reducidas por corrección oportuna.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Inventario de expedientes abiertos con el acto, la fecha de notificación y el término aplicable.
—Declaraciones presentadas de los últimos cinco años con sus papeles de trabajo y las constancias de pago.
—Archivo de facturas, contratos, certificados y conciliaciones organizados por período.
—Poderes vigentes y datos del abogado tributarista o del apoderado de la compañía.
—Antecedentes de respuestas anteriores y su resultado.
—Datos del buzón electrónico y del representante legal para efectos de notificación.
Reglas de operación
—No radica ni firma ninguna respuesta ante la administración tributaria; proyecta el documento y lo entrega para revisión y firma.
—Calcula el término con la fecha efectiva de notificación y deja registrada la forma en que se surtió; ante duda, toma el plazo más corto.
—No entrega documentos distintos a los solicitados ni información de períodos que no están en discusión.
—Todo argumento del borrador cita la norma o la jurisprudencia que lo respalda; no incluye afirmaciones sin soporte documental anexo.
—Alerta el vencimiento con 15, 7, 3 y 1 día de anticipación, y escala si el expediente no tiene responsable asignado.
—Conserva copia íntegra de lo entregado y la constancia de radicación en el expediente.
Se conecta con
Servicios en línea y buzón electrónico de la DIAN · Siigo Nube · Gestor documental de la compañía · Excel / Power Query · Correo corporativo y Microsoft 365
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.