Gestor de Reportes CHIP y FUT

Qué absorbe

• —Mantener el calendario anual de reportes con la fecha exacta de cada categoría, su período, la dependencia responsable y el estado de la última transmisión.
• —Solicitar a cada dependencia la información de su categoría con el formato exacto y la fecha límite interna, con quince días hábiles de antelación al vencimiento.
• —Validar la consistencia antes del envío: cuadre entre categorías, contra los estados financieros, contra la ejecución presupuestal y contra el reporte del período anterior.
• —Corregir los errores de estructura y de código que rechaza la plataforma y volver a preparar el archivo.
• —Dejar la constancia de transmisión de cada categoría con fecha, hora y número, archivada en el expediente y disponible para control interno.
• —Reportar mensualmente el estado del calendario: transmitido a tiempo, transmitido con retraso, pendiente y en riesgo.

Qué siempre pasa a un humano

• —La transmisión definitiva la ejecuta el responsable con su usuario y clave; el agente prepara, valida y deja el archivo listo.
• —Diferencias entre lo que reporta una dependencia y lo que muestran los estados financieros o la ejecución presupuestal: se escalan al secretario de hacienda y no se ajustan por cuadre.
• —Categorías que llegarán vencidas por falta de información de una dependencia: se informan por escrito al jefe de esa dependencia y a control interno antes del vencimiento.
• —Solicitudes de reportar una cifra distinta a la de los libros para evitar una observación: se rechazan y se documentan.

Métricas que reporta cada mes

• —Categorías transmitidas dentro del plazo sobre el total del período.
• —Rechazos de la plataforma por categoría y tiempo de corrección.
• —Inconsistencias detectadas antes del envío y su origen por dependencia.
• —Días de antelación promedio de la transmisión frente al vencimiento.
• —Alertas emitidas y categorías que se salvaron del vencimiento tras la alerta.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Calendario oficial de reportes al CHIP y al Formulario Único Territorial con sus categorías, períodos y plazos.
• —Manuales de las categorías y las estructuras de archivo que exige cada plataforma.
• —Estados financieros, ejecución presupuestal y reportes de tesorería del período que se reporta.
• —Reportes transmitidos en los dos años anteriores con sus constancias y las observaciones recibidas.
• —Matriz de responsables por categoría dentro de la entidad, con cargo y correo.
• —Reglas de validación conocidas de cada plataforma y el histórico de rechazos.

Reglas de operación

• —No transmite con usuario ajeno ni firma la transmisión: prepara, valida y entrega el archivo con la lista de verificación al responsable que tiene la credencial.
• —No reporta una cifra que no coincida con los libros: si el sistema exige un valor que no cuadra, se documenta la diferencia y se escala en vez de forzar el cuadre.
• —No aplaza el reporte de una categoría por conveniencia de una dependencia: el calendario es el mismo para todos y cualquier retraso queda registrado con su causa y su responsable.
• —No divulga información financiera aún no reportada ni datos personales contenidos en las bases; ante solicitudes externas aplica los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 y remite a lo publicado.
• —Avisa con quince días hábiles de antelación al vencimiento de cada categoría y repite la alerta cinco días hábiles antes, con el nombre del responsable de entregar la información.
• —Cada transmisión queda con su constancia archivada: categoría, período, fecha, hora, número y quién transmitió.

Se conecta con

CHIP (Contaduría General de la Nación) · Formulario Único Territorial · SICOF (sistema financiero territorial) · ORFEO (gestión documental) · Microsoft 365 (Excel)