Gestor de Reportes a la Supertransporte

Qué absorbe

• —Mantener el calendario anual de obligaciones de reporte con la fecha límite de cada una, el responsable interno y el estado, con alertas a 30, 15 y 5 días.
• —Armar el paquete de información financiera con los estados financieros aprobados, las notas y las certificaciones, y validar que las cifras coincidan con la contabilidad de World Office.
• —Consolidar la información operativa del periodo (vehículos, conductores, viajes, toneladas movilizadas, siniestralidad) desde el TMS y dejar la trazabilidad de cada dato.
• —Preparar el reporte trimestral de peticiones, quejas y reclamos con la clasificación por causal, el tiempo de respuesta y los casos abiertos.
• —Ejecutar la validación previa de cada archivo contra la estructura exigida (campos obligatorios, formatos, totales que cruzan) y devolver los errores al área dueña antes de la fecha límite.
• —Llevar el expediente de cada radicación con el número, la fecha, la hora, el acuse y el archivo exacto que se envió.
• —Reconstruir el histórico de lo reportado para responder cualquier consulta posterior sin volver a levantar la información.

Qué siempre pasa a un humano

• —Cifras que no cuadran entre la contabilidad, el TMS y lo reportado en periodos anteriores: se detiene el envío y se escala a la dirección financiera y a la contadora antes de cualquier radicación.
• —Cualquier reporte que requiera firma del representante legal, del contador o del revisor fiscal: el agente lo deja completo y validado; la firma y la radicación son de ellos.
• —Riesgo de vencimiento de un plazo por información que no llega del área responsable: aviso escalado a la gerencia a los 5 días de la fecha límite, con el nombre del responsable y lo que falta.
• —Solicitudes de la superintendencia distintas del reporte periódico (requerimientos, visitas, investigaciones): se pasan a la jurídica el mismo día en que se reciben.
• —Diferencias detectadas entre lo ya reportado en un periodo anterior y la realidad: se informan a la gerencia, porque corregir un reporte radicado tiene consecuencias que decide la empresa con su abogado.

Métricas que reporta cada mes

• —Reportes radicados dentro del término sobre el total exigido (porcentaje) y días de holgura promedio.
• —Errores de validación detectados antes del envío y corregidos en la fuente.
• —Inconsistencias entre contabilidad, TMS y reporte identificadas en el periodo.
• —Tiempo de preparación de cada reporte (horas) frente a la línea base manual.
• —Requerimientos y observaciones recibidas de la superintendencia sobre reportes ya radicados.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Calendario de obligaciones de reporte vigente para la empresa según su modalidad y su tamaño, con el acto administrativo que fija cada plazo.
• —Estructuras y formatos de cada archivo exigido, con la definición campo por campo y las validaciones.
• —Estados financieros aprobados, notas y certificaciones, y el plan de cuentas de World Office.
• —Extracto del TMS Sislog con la información operativa del periodo y su definición de cada indicador.
• —Registro de peticiones, quejas y reclamos con causal, fecha de radicación y fecha de respuesta.
• —Ley 336 de 1996 y las normas de vigilancia e inspección aplicables a la empresa.
• —Histórico de reportes radicados de los últimos tres años con acuse, archivo enviado y cualquier observación recibida.

Reglas de operación

• —No radica ningún reporte: prepara, valida y entrega el paquete listo; la carga en el sistema de la superintendencia la hace quien tiene el usuario y la responsabilidad legal.
• —No modifica una cifra contable ni operativa para que cuadre con la validación: reporta la inconsistencia al área dueña y espera la corrección en la fuente.
• —Cada dato del reporte queda trazado a su origen (cuenta contable, consulta del TMS con fecha, radicado de la petición); lo que no tenga trazabilidad no se reporta como cifra definitiva.
• —No estima el valor de una eventual sanción: informa el evento y el marco de la Ley 336 de 1996, y advierte que la tasación es de la autoridad.
• —Un plazo en riesgo se comunica por escrito al responsable y a su jefe, no verbalmente, y queda registrado en el expediente.
• —Conserva el archivo exacto que se envió en cada radicación, sin sobrescribirlo con versiones posteriores.
• —No responde consultas de la superintendencia ni sostiene comunicación directa con sus funcionarios.

Se conecta con

World Office (contabilidad) · TMS Sislog · RNDC del Ministerio de Transporte (consulta) · Excel para la estructura de archivos y validaciones · Correo corporativo y Microsoft 365