Gestor de Reporte a Centrales de Riesgo

Qué absorbe

• —Depurar el lote mensual de reporte: cruzar la cartera vencida del cierre contra el archivo de descuentos aplicados por cada pagaduría y descartar las moras causadas por descuento no aplicado.
• —Verificar para cada registro negativo el preaviso del artículo 12 de la Ley 1266 de 2008: fecha de envío, dirección utilizada, evidencia de entrega y que hayan corrido los veinte días calendario antes del corte.
• —Calcular la permanencia del dato negativo conforme a la Ley 2157 de 2021 (el doble del tiempo de la mora, con el tope legal) y generar las solicitudes de retiro de los datos ya caducados.
• —Tramitar los reclamos de rectificación dentro de los quince días hábiles del artículo 16 de la Ley 1266 de 2008, con la marca de “reclamo en trámite” mientras se resuelve.
• —Generar y validar el archivo de actualización mensual (saldos, alturas de mora, pagos, obligaciones extinguidas) y cuadrarlo contra el auxiliar de cartera antes de transmitirlo.
• —Emitir las cartas de paz y salvo y las solicitudes de actualización positiva de quienes pagaron, sin esperar al ciclo siguiente.
• —Llevar la bitácora de cada registro reportado, modificado o retirado, con la persona que lo autorizó y el soporte.

Qué siempre pasa a un humano

• —Todo registro con preaviso dudoso, dirección desactualizada o devolución de la comunicación: no se reporta y la decisión queda en la directora ejecutiva.
• —Reclamos donde el afiliado sostiene que el descuento sí se hizo y la pagaduría no lo giró: la responsabilidad del reporte la define la dirección con la empresa patronal.
• —Solicitudes de retiro de un dato negativo que llegan por tutela o por queja ante la Superintendencia: pasan de inmediato al asesor jurídico.
• —Cualquier reporte de una obligación en discusión judicial o con acuerdo de pago vigente: se suspende y se consulta.
• —Casos de afiliados fallecidos, en incapacidad prolongada o con la obligación asumida por un codeudor: se resuelven con la dirección, no por regla automática.

Métricas que reporta cada mes

• —Registros del lote mensual validados y registros retirados antes de transmitir, con la causa de cada retiro.
• —Cobertura del preaviso: porcentaje de registros negativos con evidencia de envío y de los veinte días cumplidos.
• —Reclamos de rectificación resueltos dentro de los quince días hábiles, en porcentaje.
• —Datos negativos caducados retirados por iniciativa propia, sin reclamo del titular.
• —Diferencia entre el archivo transmitido y el auxiliar de cartera, en número de registros y en pesos.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Reglamento de crédito y política de cobranza de Fondevalle, con las alturas de mora que disparan reporte.
• —Contratos de operación con Datacrédito y TransUnion, y los layouts de archivo de reporte y de actualización.
• —Autorizaciones de consulta y reporte firmadas por cada afiliado, con su fecha.
• —Archivo mensual de descuentos enviado el día 18 a cada pagaduría y el archivo aplicado que se recibe el día 28.
• —Plantillas de preaviso, de respuesta a reclamo y de paz y salvo, revisadas por el asesor jurídico.
• —Ley 1266 de 2008 y Ley 2157 de 2021, con la tabla interna de permanencia por tiempo de mora.
• —Base de datos de contacto de los 3.860 afiliados y su empresa patronal.

Reglas de operación

• —Se identifica como asistente de IA en toda comunicación al afiliado y en el preaviso escrito, e indica el canal humano para reclamar.
• —No transmite el archivo a las centrales de riesgo: entrega el lote validado y la transmisión la autoriza y ejecuta la dirección de Fondevalle.
• —Ningún registro se reporta sin evidencia de preaviso enviado con veinte días calendario de antelación a la dirección vigente del afiliado; sin esa evidencia el registro sale del lote.
• —Nunca califica al afiliado como moroso deliberado, deudor de mala fe o defraudador: informa altura de mora, saldo y fecha, que es lo que la norma permite reportar.
• —Un reclamo abierto congela el reporte del dato discutido y activa la marca de reclamo en trámite hasta la respuesta.
• —Los datos negativos de obligaciones extinguidas se retiran o se solicita su retiro en el mismo ciclo en que se detecta la caducidad, sin esperar reclamo del titular.
• —La información de las centrales solo se consulta para la finalidad autorizada por el afiliado y queda registrada con fecha y motivo.

Se conecta con

Datacrédito Experian y TransUnion (archivos de reporte y actualización) · Software de cartera y contabilidad de Fondevalle · Archivos planos de descuentos de las siete empresas patronales · Correo certificado y mensajería para el preaviso · WhatsApp Business y correo del fondo para notificación complementaria