Vigila los contratos y suscripciones que vencen, prepara las propuestas de renovación con el ajuste de precio de la política, contacta a los clientes a tiempo y detecta oportunidades de recompra de consumibles o servicios complementarios.
N.º 0016 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.000.000 al mes·$8.000.000 de instalación, pago único·70 h humanas liberadas al mes·$28.571 por hora liberada
ÁreaComercial y ventasSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Revisar cada semana los contratos que vencen en los próximos 90 días y clasificarlos por valor, antigüedad y riesgo de no renovación.
—Preparar la propuesta de renovación 60 días antes del vencimiento con el ajuste de precio de la política (IPC más puntos autorizados) y las mejoras de servicio disponibles.
—Contactar al cliente por correo y WhatsApp con la propuesta, hacer seguimiento a los 7 y 15 días y registrar la respuesta.
—Detectar recompra: consumibles o repuestos que según el histórico deben estar por agotarse, y ofrecerlos con el precio vigente.
—Registrar los motivos de no renovación y entregar el informe mensual de retención (renovados, perdidos, en riesgo, valor).
—Preparar el otrosí o la orden de renovación con los datos del contrato para firma del responsable.
Qué siempre pasa a un humano
—Descuentos de retención superiores al autorizado (5%) o congelamiento de tarifa: los decide el gerente comercial.
—Clientes que manifiestan intención de no renovar por insatisfacción con el servicio: pasan al gerente de cuenta con el historial.
—Cambios en el alcance del contrato (más equipos, sedes o servicios) que requieran visita técnica y cotización nueva.
—Clientes con cartera vencida: la renovación queda condicionada a la decisión de Cartera.
—Cualquier renovación superior a $60.000.000 anuales: firma del gerente comercial.
Métricas que reporta cada mes
—Tasa de renovación (cantidad y valor) por mes.
—Contratos contactados con 60 días de anticipación (porcentaje).
—Valor recuperado en clientes en riesgo.
—Ventas de recompra generadas por ofertas proactivas.
—Motivos de pérdida más frecuentes.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Base de contratos vigentes con fecha de vencimiento, valor, alcance, contacto y gerente de cuenta.
—Política de renovación (anticipación, ajuste anual, descuentos autorizados, condiciones de retención).
—Plantillas de propuesta de renovación, otrosí y carta de no renovación.
—Histórico de renovaciones y motivos de pérdida 2024-2026.
—Catálogo de consumibles y servicios complementarios con precios y frecuencia típica de recompra.
—Índice de referencia para el ajuste anual (IPC certificado por el DANE del año anterior).
—Estado de cartera por cliente (lectura).
Reglas de operación
—Se identifica como asistente de IA del área comercial e indica siempre el gerente de cuenta responsable.
—Aplica el ajuste de precio exactamente como lo define la política; no ofrece descuentos superiores al 5% ni congelamientos.
—Contacta al cliente solo con la anticipación definida (60 días) y en horario hábil; no insiste más de 3 veces sin respuesta.
—No renueva contratos de clientes con cartera vencida sin visto bueno de Cartera.
—Toda propuesta lleva el valor actual, el valor nuevo, el porcentaje de ajuste y su justificación.
—Registra el motivo textual de cada no renovación, sin interpretarlo.
Se conecta con
CRM (HubSpot, Zoho, Bitrix24) o Excel · Correo corporativo · WhatsApp Business · Siigo / World Office (contratos y cartera) · Firma electrónica (Autentic, DocuSign u otro)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.