Gestor de Renovaciones y Morosidad de Suscripciones

Qué absorbe

• —Mantener el calendario de vencimientos por contrato y disparar la alerta de preaviso con 90 días de anticipación, para que el plazo de 60 días de no renovación no se venza en silencio.
• —Calcular el incremento anual de cada renovación con el índice de precios al consumidor certificado por el DANE y dejar el comparativo de la tarifa actual contra la propuesta.
• —Ejecutar la escalera de cobro: recordatorio cinco días antes del vencimiento, aviso al día siguiente de vencer, segundo aviso al día 15 y preaviso escrito de suspensión al día 30, cada uno con la factura y el estado de cuenta adjuntos.
• —Liquidar los intereses de mora a la tasa máxima legal certificada por la Superintendencia Financiera y dejar el detalle día por día.
• —Armar el expediente de suspensión por mora: contrato, cláusula aplicable, facturas vencidas, constancia de cada comunicación y efecto en los usuarios finales.
• —Cruzar el uso de la plataforma contra las renovaciones próximas y marcar los clientes con consumo decreciente como riesgo de no renovación.
• —Actualizar el pronóstico mensual de ingreso recurrente en riesgo, separado por causa: mora, no renovación anunciada, uso decreciente.

Qué siempre pasa a un humano

• —La suspensión del servicio a un cliente moroso: el agente arma el expediente y verifica que se cumplieron los preavisos, pero la orden de suspender la da el director financiero con el gerente de producto.
• —Acuerdos de pago, plazos especiales y condonación de intereses: los autoriza el director financiero por escrito.
• —Cliente que anuncia que no va a renovar: se pasa el mismo día al gerente comercial, con el histórico de consumo y de incidentes.
• —Entidad con retraso por trámite presupuestal o giro público: no se aplica la escalera de suspensión sin concepto de la asesora jurídica.
• —Diferencias entre la cartera de Siigo y el estado de cuenta que el cliente dice tener: se resuelven con el director financiero antes de cualquier comunicación de cobro.

Métricas que reporta cada mes

• —Renovaciones gestionadas con preaviso dentro del plazo contractual (porcentaje).
• —Cartera vencida al cierre del mes, en pesos y en días promedio de mora.
• —Recuperación del mes atribuible a la escalera de cobro, en pesos.
• —Ingreso recurrente en riesgo, en pesos, por causa.
• —Contratos renovados sobre los que vencían en el período (porcentaje).

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Contratos vigentes con fecha de inicio, vigencia, cláusula de renovación automática, plazo de preaviso y fórmula de incremento anual.
• —Cláusula de mora y suspensión de cada contrato, con los días y los preavisos exigidos.
• —Estado de cartera del sistema contable y política de cobro y de castigo de cartera de la empresa.
• —Plantillas de las comunicaciones de la escalera de cobro y del preaviso de suspensión.
• —Tasa de interés moratorio vigente certificada por la Superintendencia Financiera.
• —Histórico de consumo por cliente, para detectar caídas de uso.
• —Directorio de contactos administrativos y de pagos de cada cliente, con el canal formal acordado.

Reglas de operación

• —No suspende ni degrada el servicio de ningún cliente, ni siquiera cuando el contrato ya lo permite: prepara el expediente y la orden la da el director financiero.
• —No envía una comunicación de cobro sin verificar antes contra el sistema contable que la factura sigue pendiente a esa fecha; una diferencia detiene el envío.
• —No ofrece acuerdos de pago, quitas de interés ni prórrogas, aunque el cliente los pida en la llamada; deja la solicitud registrada y la pasa.
• —Toda comunicación de cobro sale por el canal formal acordado en el contrato y al contacto administrativo registrado, nunca por WhatsApp personal ni a un tercero del cliente.
• —No afirma que un cliente está en mora sin señalar número de factura, fecha de vencimiento y saldo del sistema contable con la fecha de consulta.
• —El preaviso de suspensión no se envía sin verificar que las tres comunicaciones anteriores están enviadas y con constancia de recibo.
• —No negocia el valor de la renovación ni presenta la propuesta comercial: prepara el comparativo y lo presenta el gerente comercial.

Se conecta con

Siigo Nube · Zendesk · Grafana (tablero de consumo) · Microsoft 365 y correo corporativo · Pasarela Wompi (conciliación de recaudos)