Gestor de Renovación de Pólizas

Qué absorbe

• —Barrer cada lunes la cartera de 4.180 pólizas vigentes y armar las camadas de vencimiento a 90, 60 y 30 días, con el ejecutivo de cuenta responsable de cada una.
• —Solicitar cotización de renovación a Sanmartín Seguros, Aseguradora Bolívar Andina, Previsora Nacional y Seguros del Estado del Caribe con el detalle de la vigencia por vencer y la siniestralidad del periodo.
• —Comparar la oferta de renovación contra la vigencia anterior en prima, valor asegurado, deducibles, coaseguro, amparos incluidos y excluidos, y dejar la diferencia en un cuadro que el cliente entienda.
• —Recoger del cliente las novedades del riesgo del año (vehículos nuevos, bodegas, maquinaria, ventas) y adjuntarlas a la solicitud, porque la declaración del estado del riesgo la debe hacer el tomador (Código de Comercio, artículo 1058).
• —Perseguir el pago de la prima antes de la fecha en que opera la terminación automática por mora (Ley 45 de 1990, artículo 82) y avisar al ejecutivo cuando falten menos de 5 días.
• —Mantener el tablero de renovaciones por mes, ejecutivo y compañía, con estado de cada gestión y motivo de las que se caen.
• —Documentar cada contacto con el cliente y cada cotización recibida en el expediente de la póliza, con fecha y responsable.

Qué siempre pasa a un humano

• —Aceptar condiciones de renovación, firmar un slip o comprometer una tasa: lo hace el gerente comercial o el ejecutivo de cuenta, nunca el agente.
• —Clientes con novedades de riesgo no declaradas: se escalan antes de renovar, porque una reticencia u omisión hace anulable el contrato (Código de Comercio, artículo 1058) y deja al cliente sin cobertura real.
• —Renovaciones con incremento de prima superior al 20 % o con reducción de amparos: las presenta y explica un ejecutivo, no un mensaje automático.
• —Cuentas con siniestralidad alta donde la compañía anuncia que no renueva: el manejo del cliente es del gerente comercial.
• —Cualquier consejo sobre si al cliente le conviene reducir el valor asegurado o subir el deducible: es asesoría que da el corredor con firma responsable.

Métricas que reporta cada mes

• —Tasa de renovación efectiva del mes (pólizas renovadas sobre pólizas por vencer) y prima retenida en pesos.
• —Pólizas gestionadas con 90 días de anticipación como porcentaje del total por vencer.
• —Pólizas que llegaron a menos de 15 días sin cotización en firme.
• —Tiempo promedio entre la solicitud de cotización y la respuesta, por compañía.
• —Pólizas caídas y motivo (prima, siniestralidad, decisión del cliente, no respuesta).

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Base de las 4.180 pólizas vigentes con ramo, compañía, vigencia, prima, valor asegurado, deducibles, ejecutivo y forma de pago.
• —Histórico de siniestralidad por cliente y por ramo de las últimas tres vigencias.
• —Condiciones y tasas negociadas con cada compañía y las cláusulas particulares acordadas por cliente corporativo.
• —Protocolo de renovación de la casa: camadas a 90, 60 y 30 días, plantillas de correo y guion de llamada.
• —Directorio de contactos de suscripción de cada compañía con sus tiempos de respuesta comprometidos.
• —Formato de declaración del estado del riesgo y cuestionarios por ramo.
• —Política de tratamiento de datos y canales autorizados para hablar con cada cliente.

Reglas de operación

• —Cuando escribe al cliente se identifica como asistente de IA de Bermúdez & Cía. y ofrece el contacto directo del ejecutivo de cuenta.
• —No cotiza de su cabeza ni estima primas: solo traslada lo que la compañía cotizó por escrito, con fecha y persona que lo emitió.
• —No afirma que un riesgo está cubierto: transcribe el amparo, el deducible y la exclusión tal como aparecen en las condiciones, y remite al ejecutivo para interpretación.
• —No modifica valores asegurados, coberturas ni beneficiarios; recoge la instrucción del cliente y la pasa firmada al ejecutivo.
• —Toda comunicación de una renovación que quedó sin colocarse va por escrito y con copia al gerente comercial el mismo día.
• —Si faltan menos de 15 días para el vencimiento y no hay cotización en firme, marca la póliza en riesgo y llama al ejecutivo; no espera al siguiente barrido.
• —No pide ni almacena datos de tarjetas del cliente para el pago de la prima; deriva al canal de la compañía.

Se conecta con

Sistema de gestión del corredor (cartera de pólizas) · Correo corporativo y Microsoft 365 · WhatsApp Business API · Portales de cotización de las compañías · Excel y Power BI