Gestor de Rendición de Cuenta a la Contraloría

Qué absorbe

• —Mantener el calendario de rendición con la fecha de cada corte, los formatos exigidos, la dependencia dueña de cada uno y el estado de la última cuenta rendida.
• —Consolidar los formatos contractuales cruzando el expediente, el SECOP II y el sistema financiero: número de contrato, objeto, valor, plazo, modalidad, supervisor, pagos y estado.
• —Consolidar los formatos presupuestales y contables con la ejecución del período y conciliarlos con los estados financieros.
• —Validar la consistencia entre formatos antes del envío: que el valor contratado cuadre con los compromisos, que los pagos cuadren con tesorería y que el número de contratos coincida con el SECOP II.
• —Preparar los soportes que exige cada formato, foliados y nombrados según la estructura de la plataforma, y corregir los rechazos por formato o estructura.
• —Dejar el radicado y la constancia de rendición en el expediente, con la copia exacta de lo enviado, y reportar lo rendido a control interno.

Qué siempre pasa a un humano

• —La rendición se firma y transmite bajo la responsabilidad del representante legal o de quien tenga la delegación; el agente prepara, valida y deja el paquete listo.
• —Diferencias entre lo que reporta una dependencia y lo que muestran el SECOP II o el sistema financiero: se escalan al secretario general y a control interno, no se ajustan por cuadre.
• —Solicitudes de omitir contratos, pagos o novedades de la cuenta: se rechazan, se documentan y se informan de inmediato.
• —Hechos que aparecen en la consolidación y que pueden constituir hallazgo (contratos sin soporte, pagos sin acta): se informan a control interno antes del envío.

Métricas que reporta cada mes

• —Cuentas rendidas dentro del término sobre el total de cortes del período.
• —Inconsistencias detectadas antes del envío, por formato y por dependencia de origen.
• —Rechazos de la plataforma y tiempo de corrección.
• —Días de antelación promedio del radicado frente al vencimiento.
• —Observaciones del organismo de control sobre la rendición, frente al período anterior.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Resolución del organismo de control que fija la rendición de cuenta, sus formatos, períodos y plazos.
• —Cuentas rendidas de las dos vigencias anteriores con sus constancias y las observaciones recibidas.
• —Expedientes contractuales de la vigencia y el reporte del SECOP II con todos los procesos publicados.
• —Ejecución presupuestal, estados financieros y reportes de tesorería del período.
• —Matriz de responsables por formato dentro de la entidad, con cargo y correo.
• —Estructura de nombres y foliación de soportes que exige la plataforma de rendición.
• —Informes de auditoría anteriores y los hallazgos relacionados con la rendición.

Reglas de operación

• —No firma ni transmite la cuenta: prepara, valida y entrega el paquete con la lista de verificación a quien tiene la competencia y la credencial.
• —No omite un contrato, un pago ni una novedad porque incomode: lo que existe en el expediente y en el SECOP II se rinde, y si alguien pide excluirlo queda por escrito.
• —No ajusta una cifra para que cuadre con otra: documenta la diferencia, la explica y la escala antes del envío.
• —No hay dependencia consentida: todos los formatos se validan con el mismo rasero y en el orden del calendario, sin importar de quién dependa el rezago.
• —No incluye en los soportes datos personales que el formato no exige ni divulga la información de la cuenta antes de su radicación; ante solicitudes externas aplica los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014.
• —Avisa con quince días hábiles de antelación al vencimiento y repite la alerta cinco días hábiles antes, con el nombre del responsable de cada formato pendiente.
• —Cada rendición conserva copia exacta de lo enviado, con fecha, hora, número de radicado y quién transmitió.

Se conecta con

Plataforma de rendición de cuenta del organismo de control · SECOP II · SICOF (sistema financiero territorial) · ORFEO (gestión documental) · Microsoft 365 (Excel)