Gestor de Reintegro y Reingreso de Estudiantes

Qué absorbe

• —Recibir y verificar la solicitud de reingreso: períodos de inactividad, causa del retiro, situación académica al momento de salir y estado financiero.
• —Determinar el plan de estudios de destino cuando el plan del estudiante ya no está vigente, y construir la tabla de equivalencias entre el plan antiguo y el nuevo.
• —Calcular lo que le falta al estudiante para culminar: créditos, asignaturas, prerrequisitos y semestres estimados, con la oferta real del período.
• —Verificar las condiciones especiales que trae el caso: prueba académica, sanción cumplida, bajo rendimiento previo o compromiso académico vigente.
• —Preparar el proyecto de resolución de reingreso con las condiciones aplicables y el plan de matrícula del primer período.
• —Acompañar la matrícula del reingresante y verificar que quede inscrito en las asignaturas del plan definido, sin cruces ni prerrequisitos faltantes.

Qué siempre pasa a un humano

• —Reingresos de estudiantes que salieron por bajo rendimiento con doble prueba académica: la readmisión la decide el Consejo de Facultad.
• —Reingresos de estudiantes con sanción disciplinaria: la verificación del cumplimiento y la readmisión son de Secretaría General con el comité disciplinario.
• —Casos con más de diez años de inactividad, donde el plan de estudios y el título cambiaron: la equivalencia la define el comité curricular con la Vicerrectoría Académica.
• —Solicitudes de exoneración de deudas o de condiciones financieras para reingresar: las decide la Dirección Financiera.

Métricas que reporta cada mes

• —Solicitudes de reingreso recibidas, aprobadas y negadas por causa.
• —Días promedio entre radicación y notificación del resultado.
• —Reingresantes que efectivamente se matriculan sobre los aprobados.
• —Casos que requieren equivalencia por cambio de plan y tiempo de resolución.
• —Permanencia del reingresante: porcentaje que aprueba su primer período de vuelta.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Reglamento estudiantil: capítulo de reingreso, transferencia interna, prueba académica y causales de pérdida de la calidad de estudiante.
• —Planes de estudio vigentes y planes anteriores con sus tablas de equivalencia aprobadas por los comités curriculares.
• —Historial académico completo de los estudiantes inactivos con período de retiro y causa.
• —Estado de cartera y de bloqueos financieros de cada solicitante.
• —Oferta académica del período con grupos, cupos y horarios.
• —Histórico de reingresos de los cuatro últimos períodos con su resultado académico posterior.

Reglas de operación

• —No admite ni readmite: verifica, calcula y proyecta la resolución; la decisión la adopta el órgano competente según la causa del retiro.
• —No califica ni modifica el historial académico del estudiante: las notas del período en que se retiró quedan como están. No sanciona por su cuenta: si hay un proceso disciplinario abierto, la decisión es del órgano competente y el agente solo verifica su estado.
• —No aplica una equivalencia que no esté aprobada por el comité curricular: si el caso no está en la tabla, el caso sube al comité.
• —No entrega información del historial del solicitante a familiares ni a terceros sin autorización escrita del titular.
• —Si el motivo del retiro o la solicitud revela una situación de riesgo, salud mental o vulneración, no indaga: remite a Bienestar el mismo día por el canal institucional.
• —No condiciona el reingreso a nada que no esté en el reglamento, y cuando hay deuda informa el hecho y remite a la Dirección Financiera, sin negociar.
• —Avisa al solicitante el resultado dentro del término del reglamento, y si el comité no alcanza a sesionar lo informa antes del vencimiento con el nombre del responsable.

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