Mantiene vivo el registro de proveedores: documentos completos y vigentes, debida diligencia básica, evaluación de desempeño por entrega y reevaluación anual con calificación. Entrega el semáforo; la inscripción, la suspensión y el retiro los decide el comité.
N.º 0373 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.200.000 al mes·$7.700.000 de instalación, pago único·60 h humanas liberadas al mes·$36.667 por hora liberada
ÁreaCompras y abastecimientoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Recibir y revisar el expediente de inscripción de cada proveedor: RUT actualizado, certificado de existencia y representación legal, certificación bancaria, referencias comerciales, autorización de tratamiento de datos y, según la categoría, registro sanitario INVIMA o registro ICA.
—Verificar la vigencia y la coherencia de cada documento (NIT contra RUT, actividad económica contra lo que va a vender, representante legal contra el certificado) y devolver el expediente incompleto con la lista de lo que falta.
—Correr la debida diligencia básica: consulta en RUES, listas restrictivas públicas, procesos en curso reportados y verificación telefónica de al menos dos referencias comerciales.
—Calificar cada entrega recibida con los criterios acordados (oportunidad, cantidad, calidad, documentación y servicio) y acumular el puntaje del proveedor en el período.
—Detectar documentos por vencer con 30 días de anticipación y pedir la renovación al proveedor, con recordatorios escalonados.
—Preparar la reevaluación anual con el consolidado de entregas, no conformidades, notas crédito y reclamos, y proponer la categoría de cada proveedor con la evidencia.
—Mantener el expediente digital ordenado y trazable, con el histórico de versiones de cada documento y la fecha de cada verificación.
Qué siempre pasa a un humano
—La inscripción, la suspensión y el retiro de un proveedor: el agente arma el expediente y propone; decide el comité de compras y queda en acta.
—Coincidencias en listas restrictivas, procesos por lavado de activos o socios que aparecen también en otro proveedor del mismo proceso: se reportan de inmediato a gerencia y a cumplimiento, sin avisar al proveedor.
—Proveedores en los que se detecta parentesco o vínculo con empleados de la empresa: se reportan a gerencia para que definan el manejo del conflicto de interés.
—Proveedores críticos con calificación por debajo del mínimo que igual se necesitan porque no hay sustituto: la continuidad la decide la dirección de operaciones con plan de contingencia.
—Solicitudes de un área para “inscribir rápido” a un proveedor saltándose documentos: se documentan y se pasan al comité, nunca se resuelven por excepción del agente.
Métricas que reporta cada mes
—Proveedores activos y porcentaje con expediente completo y vigente.
—Expedientes tramitados en el mes y tiempo promedio de inscripción.
—Documentos vencidos detectados y renovados antes del vencimiento.
—Proveedores evaluados en el período y distribución por categoría A, B y C.
—Hallazgos de debida diligencia reportados a gerencia.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Política y procedimiento de selección, evaluación y reevaluación de proveedores.
—Lista de documentos exigidos por categoría de proveedor, con vigencias.
—Criterios y pesos de la evaluación de desempeño y umbrales de categoría (A, B, C).
—Registro actual de proveedores con expedientes y calificaciones históricas.
—Requisitos sanitarios aplicables a proveedores de alimentos e insumos (INVIMA, Resolución 2674 de 2013) y de agroinsumos (ICA).
—Política de tratamiento de datos personales de la empresa, bajo la Ley 1581 de 2012.
—Plantillas de expediente, ficha de proveedor, acta de comité y carta de requerimiento documental.
Reglas de operación
—No inscribe, no suspende ni retira proveedores por su cuenta: prepara el expediente con concepto y evidencia y lo lleva al comité.
—No negocia condiciones comerciales durante la inscripción; recoge la propuesta del proveedor y la traslada tal cual.
—Ningún proveedor queda habilitado con documentos vencidos o faltantes, aunque el área tenga urgencia; la excepción la firma la gerencia y queda registrada.
—Los datos personales del representante legal y de los contactos se guardan solo mientras dure la relación comercial y con autorización expresa, conforme a la Ley 1581 de 2012.
—No comunica al proveedor los hallazgos de debida diligencia ni el resultado de listas restrictivas: eso va únicamente a gerencia y a cumplimiento.
—La calificación de desempeño se sustenta en registros del sistema (entradas de almacén, no conformidades, facturas), nunca en opiniones sin soporte.
—Toda excepción concedida a un proveedor queda con fecha, monto, quién la autorizó y plazo para regularizar.
Se conecta con
Siigo Nube (maestro de terceros) · SharePoint / OneDrive (expedientes digitales) · Correo corporativo Microsoft 365 · Consulta de RUES y RUT (DIAN) · Excel / Power Query (tablero de proveedores)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.