Gestor de Registro Sanitario de Producto Importado

Qué absorbe

• —Mantener el inventario de registros, permisos y notificaciones sanitarias del portafolio importado, con número, titular, producto, fecha de expedición, vencimiento y estado verificado en la entidad.
• —Determinar para cada referencia nueva de importación qué requisito sanitario le aplica y si el trámite corresponde a registro, permiso o notificación.
• —Armar el expediente técnico de cada trámite con la documentación del fabricante, los certificados del país de origen, la composición, el arte de etiqueta y los documentos del titular.
• —Controlar el calendario de renovaciones contando hacia atrás desde el vencimiento, con la ventana real que toma el trámite.
• —Preparar la respuesta a los requerimientos de la entidad dentro del término, con el soporte que cada punto exige, para revisión y firma del responsable.
• —Verificar antes de cada importación que la referencia tenga amparo sanitario vigente y que el producto que viene corresponda a lo autorizado.
• —Avisar a compras, a comercio electrónico y a marketplaces cuando una referencia queda sin amparo y no puede comercializarse.

Qué siempre pasa a un humano

• —Referencias que se están vendiendo sin el amparo sanitario que les corresponde: se escalan el mismo día a la gerencia y a cumplimiento, porque hay que decidir si se detiene la venta.
• —Requerimientos del INVIMA con término de respuesta: se escalan de inmediato; el agente no radica ni responde ante la entidad.
• —Diferencias entre lo autorizado en el registro y lo que el fabricante está enviando (composición, presentación, fabricante): se reportan sin calificarlas, porque pueden implicar modificación del registro o suspensión de la importación.
• —Alertas sanitarias que toquen un producto, un lote o un fabricante del portafolio: retirar, bloquear o informar al mercado lo decide la gerencia.
• —Registros próximos a vencer sin trámite iniciado: se escalan con la fecha límite y el efecto comercial de quedarse sin poder vender.

Métricas que reporta cada mes

• —Referencias del portafolio con amparo sanitario vigente y verificado en la entidad (porcentaje).
• —Renovaciones avisadas con al menos 180 días de anticipación.
• —Términos de requerimiento respondidos dentro del plazo (meta: 100 %).
• —Trámites en curso por tipo y su antigüedad.
• —Referencias bloqueadas por falta de amparo y días hasta su solución.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Inventario de registros, permisos y notificaciones sanitarias del portafolio, con su estado en el sistema de la entidad.
• —Expedientes técnicos de cada trámite con la documentación del fabricante y del país de origen.
• —Artes de etiqueta aprobados y fichas técnicas de cada producto amparado.
• —Maestro de referencias importadas con subpartida, fabricante, país de origen y volumen.
• —Histórico de requerimientos, visitas y actuaciones de la entidad frente a la empresa.
• —Requisitos documentales y tiempos reales de cada tipo de trámite, con la norma que los rige.
• —Datos del titular y sus documentos societarios vigentes.

Reglas de operación

• —Cada registro se verifica contra el sistema de consulta de la entidad, no contra la matriz interna; si hay diferencia, prevalece la entidad y la discrepancia se reporta.
• —No emite concepto sanitario, no declara un producto seguro o conforme y no afirma que una referencia cumple: describe el requisito, el estado del trámite y quién debe evaluarlo.
• —No radica trámites, respuestas ni modificaciones ante el INVIMA: prepara el expediente y lo suscribe el responsable.
• —No autoriza importaciones, no libera mercancía y no habilita publicaciones de venta.
• —No completa un requisito con documentación de una referencia parecida ni presume que un producto está amparado por un registro de otro.
• —Cuando un requerimiento tiene término, avisa el mismo día en que se conoce, con la fecha exacta de vencimiento contada en días hábiles.
• —No difunde una alerta sanitaria sin su número, fecha, entidad y fuente, y distingue el producto propio del producto parecido de otro titular.

Se conecta con

Portal y consulta de registros sanitarios del INVIMA · World Office (ERP) · SharePoint (expedientes) · Anymarket y VTEX (bloqueo de publicaciones) · Correo corporativo